Како пишу писма: 6 компоненте убедљив писма

Електронска преписка је увек била и остаје главни начин комуникације у пословном свету. Добро осмишљена писмо је већ пола битке. Али та писма нису у стању да га направи. Понекад чита писмо са пословним предлогом, није јасно шта тачно желите да понуди, Какав корист сте добили од њега, и зашто сте провели време на читање и разумевање за ово писма.

Способност да се напише тачне, убедљиве писма долази са праксом. И добро, када су искуства подељена, омогућавајући на тај начин, други људи не корак на истом раке. Џефри Џејмс, аутор књиге «Бусинесс то Бусинесс Селлинг: Повер Речи и стратегије из највећих светских Салес Стручњаци », нуди једноставан систем састављања убедљиве писма, који се састоји од 6 кораке.

ауторско право схуттерстоцк

1. Увек јасно замислити шта ће писати

Главни циљ писма - да се уверите да је прималац је узео дефинитивну одлуку. Дакле, пре него што почнем да пишем писмо, поставите себи још једном о томе шта је то што желите од примаоца? Шта одлука коју треба да након читања твоја писма?

У том случају, несигурност - је твој заклети непријатељ. Јасније ваш циљ, више убедити да писмо.

2. Започните писмо са закључком

Ваш закључак је изјава да је одлука да се предузму прималац на основу садржаја вашег писма.

У школи су нас учили да увек почиње са уводом. У случају израде убедљиве поруке, ова изјава је погрешно. У пословном свету, свако је презаузет да процени своје вештине писања. Због тога, треба да идете директно на ствар.

На пример, желите да добијете од својих претпостављених за дозволу да инсталирате теретану у једној од просторија ваше компаније.

погрешно:

"Џим,
Као што знате, одсуствовања запослених у овом тренутку представља велики проблем, који има прилично јаку финансијску утицај како наше компаније и друге компаније у нашој индустрији... бла бла бла... Па морамо узети у обзир расподелу новца за пресељење у теретани у главној канцеларији нашег компанија. "

исправан:

"Џим,
Желим да се одобри постављање теретану у нашој канцеларији. "

3. Поделите своје аргументе на неколико лако сварљиве ст

На аргументе у прилог своје идеје лако прочитати и разумети, поделити их у неколико пасуса.

погрешно

"Према недавном извештају Владе групе физичке активности је изузетно важна и упркос чињеници да је само неколико фирми демонстрирали своју посвећеност што су промоција запослених. Многе компаније дефинисати такве групе као што су потцењена средства, али они немају план да уведе сличним групама у индустрији, чак и упркос чињеници да фитнес уско везана за правних и физичких лица успеси. Верујем да ако не уведе сличну физичку тим у нашој компанији, ми и даље далеко иза конкуренције. "

исправно

"Фитнес у канцеларији ће:
- да се смањи одсуствовања
- да се повећа укупну продуктивност "

4. Појачати сваки аргумент доказе

Ако сте написали писмо, која се састоји од чврстих аргумената, може се посматрати као континуирану лично мишљење и ништа више. За сваки доказ аргумент потребама. Како другачије схватити шта је заправо ради?

погрешно

"Фитнес у канцеларији би било најбоље решење, јер људи воле да иду на посао, а не боравка у кући. То ће такође помоћи смањењу укупне учесталости у канцеларији. "

исправно

"Смањење количине изостанака. Према истраживању које је спровела Национални институт за здравље међу 1.000 предузећа која имају теретане у канцеларије, особље изостајања са посла за 20% нижа у овим предузећима него у предузећима која немају такав опрема. "

5. Поновите закључак као позив на акцију

На крају писма поновити свој закључак, изјавио је на почетку. Тек сада као позив на акцију. Дакле, ти не примаоцу да одређени закључак, да треба да уради после читања твоје писмо. Овај позив треба да буде једноставан и специфичан.

погрешно

"Ми ћемо бити веома захвалан ако бисте подржали овај пројекат."

исправно

"Ако одговорите да на овом писму, одмах покрене процес."

6. Унесите користи у наслову

Предмет линија писма је готово најважнији део. Зато што морају да предвиде основни предмет линију, и подесити примаоца на жељену расположење. И зато морате да се попуни последња након што сте написали све аргументе и доказе који подржавају свој основни закључак.

У идеалном случају, предмет линија треба да реши два битна проблема: како би требало да буде заинтересована за примаоца да је отворио и прочитао писмо; и требало би да обухвати закључак који желите да пренесете примаоцу.

У већини случајева, најбољи начин за обављање обе задатака одједном - је писати о користима које се могу добити као резултат жељених решења за вас.

погрешно

"Утицај на здравље запослених на опрема програма теретанама у канцеларијама"

исправно

"Како можемо смањити количину одсуствовања радника"

Ја заинтересовани по вашем мишљењу. Како бисте реаговали да обе опције и која правила сте вођени током припреме тих писама?