Како да поцисти послове и све да држи корак: Пуна водич ГТД систем
Продуктивност / / December 23, 2019
Александар Тсиглин
Аутор пројекта "продуктивност мајстор».
Шта добро ГТД систем?
продуктивности услуге Проблем је што сви се позиционира као место где можете да реши све проблеме, чување информација, да комуницирају. Већина услуга које нуде дефинисаних приоритета и поступати у складу са њима.
Али, мало се концентрисати на обављању важне задатке и не обраћају пажњу, док у малим стварима: хитну задатак, жељу колега, пријатеља или познаника. Када је задатак постаје много, тешко је разумети. Стога, у пракси је потребно да користите више услуга за управљање предметима. Када се доста случајева, почињемо да се мешати у овим службама, а листе и коначно престати да их користе.
Методе Геттинг Тхингс Доне (ГТД) даје универзални план како би се изградио јединствен систем, у којем можете да решите неки проблем. Ви ћете бити у могућности да се опусте и да не брине, јер ће бити сигурно да се не заборави ништа. У правом тренутку, систем ће предложити шта да раде и да се фокусира.
Па зашто тако много непродуктиван рад?
Људи су почели да раде непродуктивни када пројекти и задаци постаје много. Они сматрају да је тешко држати све у глави, а камоли постављених приоритета. Дакле, или ништа, или да уради оно што је најлакше и ствари које треба урадити да одуговлачити. Постоји још један проблем: када су хитни задаци који се јуче решити.
Поред тога, особа почиње да заморити, постаје раздражљив. Он је непрестано ради као веверица у инвалидским рутину, и заиста важне, монетарна и стратешки пројекти остају на маргинама.
Са ова ситуација ће се побринути систем Геттинг Тхингс Доне, Дејвид Ален је описано у књига, Који је објављен 2001. године и постао међународни бестселер.
Причај ми о основним концептима ГТД, који треба да знају
рутина - ово су ствари, мисли и бриге које ометају, одврати пажњу и троши енергију. Док рутина не преносе на проблем, немогуће је контролисати. Размишљајући о истом проблему неколико пута - то је неефикасно коришћење креативне енергије која доводи до фрустрација и стреса.
Сврха ГТД - да се ослободи главу из рутине и уклоните унутрашњи стрес.
Оперативни људска меморија - област мозга где постоји краткотрајна меморија. То је место где се обично сабрати тренутни незавршена посла, с обзиром на друге људе обећања и других мисли да нас брину. На жалост, ту је ограничити количину рутину, можете задржати мозак да функционише правилно. Ако је ваш меморија пуна, ви се омета малим стварима и забораве своје циљеве, што доводи до стреса.
Алати за прикупљање података - да, где улази информације и где поправити оно што треба да се уради. На пример:
- organizatori;
- свеске;
- Е-маил;
- календар;
- рекордер.
Царт "Примљене" - један репозиторијум за рутину да претвори у пословима и задацима. Један од најважнијих правила са корпе "Инбок" - је њена редовно чишћење.
једна акција - један корак радње које треба да обави мање од два минута. У пракси је згодније да се ове ствари за пет минута.
пројекат - задатак за који извршење захтева више од једног корака. Потребно је да оставите подсетник о пројекту и описују прве кораке за његову имплементацију. Као резултат тога, пројекат се претвара у једноставне радње коју може обављати у наредних пет минута и да на коначан резултат.
Пројекат би требало да буде веза на картици или фајл, који описује детаље: одговоран, рокови, категорије (на пример, "Маркетинг", "Правни порције", "Развој"), референце на мањим картама задаци. Оваква структура је удобно организују у Трелло.
kontekst листа - списак ствари погодних за извођење под одређеним условима. На пример, листа пречица "Куповина" је листа предмета и производа које треба купити у продавници. У "позива" може бити листа позива које треба да урадите када сте слободни.
Погодан појединачни контекст листе за људе са којима радите и комуницирате. Приликом сусрета са одређеном особом, можете брзо да отворите листу и одлучити потребне питања.
Како да користим календар?
календар потребно је унети:
- акције да се изврши у одређено време (састанци, пословних састанака, семинара);
- радње које се морају урадити на одређени дан (да заврши пројекат до одређеног датума, да учествују на конференцији);
- информације о конкретним датумима (годишњице, рођендане, празнике).
Ја користим «Гоогле календар", који сам вам донео све ове ствари. Ова услуга је корисно, јер:
- Доступан је као телефон и рачунар;
- на једном екрану, можете приказати више календара;
- постоје и подсјећања на свом смартфону.
Ако имате нешто донесе у календару, или да пратите, или ће се пренети на неки други датум., Нема потребе да се гурамо календар до-до лист који се редовно превози сваки дан. За такве листе, постоје решења.
Ако редовно треба одређено време да позове купаца, добављача или извођача, боље је користити ЦРМ-система.
Шта листе треба да почне?
Листе приоритетних акција
Критике извештај за недељу дана, проучи конкуренцију сајт, јасно је "Инбок" фолдер у сандучету, створити услове референце за дизајнера - све ове активности потребно више од два минута, али они не могу бити никога делегира. Такви случајеви се уписује у листу приоритетних активности и обављати током целог дана.
Правила за решавање тих листа:
- Листе не би требало да буде много, само два или три. На пример, "Лични", "Рад", "Породица". Ако имате листу задатака за дан, стави подсетник у календару.
- У задатака у овој листи може да се уради лако означити контекст: "На путу", "на рачунару", "читати", "Купи", "Промисес". Задаци могу имати један или више налепница. На пример, проблем "хода пса" ће се односити на пројекту "Приватна" и ознака "Обећања".
- Пре додавања на листу задатака, размислите о томе да ли треба да то уопште. Ако је одговор "да", одлучити да ли или не ви лично обављати овај посао. Уосталом, можете послати гласовну поруку подређеном и пренесе на њега. За задатке које су додељене за вас, обележиће "Посвећени." То ће бити посао као са листе "рада" и од "Персонал".
- Преглед листе редовно. Да ли то када је дошло до резервни минут. Мове уп ствари које треба да се прво уради.
- Очистите листе бар једном месечно.
Лист "Једног дана"
У овој листи су ствари које не захтевају акцију. То може бити:
- књиге, записи, видео обуку, који желе да купе;
- користан вештинеКо жели да учи;
- ставља Желим да посети;
- ствари које желим да купим.
У овој листи можете повремено треба да изгледа, узимајући евиденцију и претворити их у мете, на којима ће посао бити учињено.
Како чувати информације референци, које је корисно у будућности?
Ова информација не захтева акцију. Главни критеријуми за складиштење ових података:
- Једноставно претраживање наслова, ознаке и опис кратко.
- Лакоћа постављања информације у спремишту.
- Интуитивно структура за складиштење информација. Када нови подаци, потребно је да брзо одабрати категорију и поткатегорију, где их.
- складиштење доступан са било ког уређаја.
Да ли постоји обавезно ритуали ГТД?
Да, неколико.
Прикупљање све информације у корпу "Примљене"
Алати за прикупљање доста информација. Али, све ово би требало да се окупљају на место са којим сте и да ће наставити са радом.
Емпти Рецицле бин "Примљене"
Једном или два пута недељно ће морати да ревидира листу "Инбок" и нагомилали до фолдера или етикетама. Овај ритуал треба да постане навика, која је формирана од интуитивног алгоритма акција и њихове систематског понављања.
Требало би бити једноставно корак по плану корак како проводите недељно чишћење у вашем систему послова. Гет календара, који ће обележити дане када то знају. Доделити себи награду ако, на пример, најмање 20, бићете у року од 30 дана да обришете фасциклу "Инбок" и избрисана дана у календару.
Ревизија листе приоритетних активности и листу "Сомедаи", давање приоритета
Ревизија листе је важно да одреде приоритете и реално израчунати снаге. Ово је неопходно да се не учита немогуће високе циљеве и не пате од остварује своју неефикасност.
Уништавање додатних корпи
Често током комуникације са колегама и партнерима, нове поштанске сандучиће, докумената, листама.
Ваш задатак - што је више могуће за аутоматизацију сви подаци нагрнули на "Инбок" фолдер.
Ово може бити поштанско сандуче, и електронски планер. За аутоматизацију и упућивање информациони сервиси фит ИФТТТ и Запиер. Корпе за прикупљање информација треба да буде мала.
Како радити са корпе "Инбок" и некако картон у њеном случају?
Прво, уклонити проблем, договор, или информације из фолдера "Примљено" и одговор на питање: "Шта је ово? Да ли заиста треба да уради нешто? "
Ако не треба ништа друго, имате две опције. Ако је глупост, то више није од користи његов теле. Ако је ово корисне информације, стави га у архиви. Потребно је структуриран у категоријама и ознаке чине га лако наћи потребне.
Ако су информације које треба нешто да уради, постоје три опције:
1. потребно рун. Ако је акција је важна и не би требало да траје дуже од 2-5 минута.
2. Пренесе на некога. Ако се акција траје више од два минута, размислите о томе да ли је могуће да напуните некоме.
Када делегируесх неко треба да буде регистрован:
- коначни резултат;
- План рада (путања до циља);
- Рок за завршетак задатака;
- Датум контрола и резултат да буде спремна за то (средњи или коначна).
3. Одложити за будућност. У том случају, унесите:
- жељени резултат;
- Убрзо након акције коју желите да извршите. Запамтите: то је немогуће спровести пројекат у целини, може узети само конкретне кораке једноставне које ће вас приближити крајњем резултату;
- рок. Ако не постоји тачан датум, складишти акцију у листу "Сомедаи".
Можете да шаљете поруке себи да их на заказани дан. За ово погодан као «Гоогле календар", подсетник жељеног датума, и апликације за пост бумерангКоји ће вам послати е-маил на одређено време.
Како планирати свој рад?
Сав посао се може поделити у три корака:
- Обављање пре-планирано. То може бити стратешки важних ствари које сте ближи циљу, и рутине која једноставно мора да се уради.
- Иди на раду, као њеном неочекиваном појавом. То је кад у току дана стићи задатке од колега, супервизора, писма од клијената.
- Планирање за будући рад: израда и ревизија листе приоритета. Ова ставка не би требало да се превише времена, тако да не учествују у планирању за планирање.
Пракса планирања и циљеви (комеморативна књига) Ентеријер је описан у књизи Давид Аллен.
Дејвид Ален
Консултант на личном ефикасности и управљања временом, методологија продуктивност ГТД аутора
За спомен књигу треба 43 фолдере: 31, означене бројевима од 1 до 31, још 12 месеци са именом. Дневни мапе стављају испред, почевши од сутрашњег дана. За фасциклу са бројем 31 је фасцикла за наредних месец дана, а затим фолдер са осталим месецима.
Садржај фасцикле за наредни дан сваки дан пребачен у корпи, онда директоријум се ставља у последње дневних фолдера (као што се преноси у следећи месец). Када отпустите фасциклу 31. за текући месец, то ће бити фолдер са именом месеца, а затим фолдер са данима нове месеца. Слично томе, фолдер са текућег месеца се преноси у наредну годину, када је прошао.
У посебном фолдеру потребно је да сачувате документе које захтевају конкретне акције (образац попуњава, писмо за слање).
За систем за рад, потребно је да се ажурира свакодневно. Ако заборавите да ажурира локацију дана сутра, не могу да верују систем. Они ће бити недостају важне информације, што је неопходно да се разуме на друге начине.
Ако идете негде на пар дана, пре поласка, треба да проверите фолдер за дане у којима ћете бити одсутни.
Како се организовати у пракси у погледу савремених система планирања:
- Уместо спомен књиге за коришћење организатор са листе предмета сваког дана и ставио их у својим задацима за тај дан. Састанци и поступци везани за временом које је потребно да се напише на првом месту, и сет подсетника у систему о њима унапред.
- Креирати фајл са листе предмета месечно. Ово је списак онога што желите да се уради у том периоду. Треба додати да ли је тачно за цео месец. Ревизија задатака треба да се догоди једном недељно. Током планирања, најважније ствари да отерам за недеља да схвате своје приоритете. Њихов ли ће наступити на првом месту, иначе све време ће ићи у малим и хитним питањима.
- Креирати фајл са плановима за годину. Треба прегледати једном месечно. Случајеви ове датотеке се преносе са плановима за месец.
- Планови за годину, на основу дугорочне циљеве за 3-5 година. Ови случајеви су боље или региструјете крајем године или током времена одмора, када се глава се пуни дневне задатке.
Ове четири тачке, Дејвид Ален назива систем природног планирања. Овај систем омогућава да се крећу ка важних циљева за вас и не губимо време на рутину.
Да ли постоји универзално којима можете планирати сваки пројекат?
Да, наравно. Дејвид Ален је модел природног планирања позива. Састоји се од неколико корака.
Корак 1. Сврха и резултати слика савршена
одредити циљ или савршен крајњи резултат, замислите да сте га постигли.
Опишите га са свим критеријумима за успех (новац, људи, препознавање). Што више написати коначни резултат, јача мотивација, нарочито у време када треба да обављају одређене акције, док то није.
Корак 2. principi
Опишите принципе које це нам остати у постизању циљева. На пример: "Ја ћу дати одрешене руке људима ако они... (да остану у оквиру буџета, да испуни термин пројекат специфичан)." Запитајте се: "Које активности могу ометати своје активности? Како могу да их спречи? "
Принципи имају јасноћу и да су поуздан водич у процесу управљања.
Корак 3. бомбардовање идејама
Браинсторм, током које евидентира све врсте идеја које долазе на памет.
Кључни принципи размене идеја:
- не судите;
- није спорно;
- не процени;
- не критикујем;
- Размислите о количини, а не квалитет;
- померите анализу и организацију другог плана.
Корак 4. План пројекта као листу
Организујте браинсторминг резултате у списак предмета. Почните планирање од краја и идемо кроз кораке уназад. Тако да лако можете направити план и утврдити први корак ка циљу. Пример планирања од краја:
Таргет (идеално исход): Ја могу да говорим шпански и разумем људе.
Зато је: Желим да комуницира без преводиоца током пословних састанака са шпанским партнерима, и да слободно комуницира са другима, а на одмору у Шпанији.
Фазе циља:
- Један корак за постизање циља: Нашао сам подршку шпанског језика и разговарати са њим двапут недељно.
- Један корак даље од тога, положио сам испит на нивоу Б1 у језика.
- Један корак даље од тога, положио сам испит за ниво А1 језичким способностима.
- Један корак даље од овог: И осам пута у последњих месец дана тренинга шпанског и испуњени сви домаћи.
- Један корак даље од тога, уписао сам у шпанским курсевима и платио за месец дана тренинга.
- Један корак даље од овога, окупио сам информације о курсевима шпански и направио поређење сто.
- Први корак: Ја заказано време у календару кад ће прикупити информације о шпанским курсевима.
Када је тим ради на задатку и треба да се организују читав план на једном месту, погодан за употребу гантограм. Прва колона у њој - то су фазе на путу ка циљу, у другој колони - одговорно. Ће наставити да колона са временском периоду. Ћелије ће бити статус одређене фазе, као што је "планирано", "У том процесу" "Доне", "Пендинг".
ГТД систем и природно планирање може да изгледа тешко. Али када га конфигуришете за себе, и почне да редовно користе, осетићете да је све много лакше него што се чинило на први поглед.