Метод Примљено Нула - најбољи начин да се бави са хиљадама непрочитану е-поште

Гомила непрочитану е-маилова, стално виси у "Инбок" фолдеру, ће изазвати панику у кога. Ако имате пуно пословних партнера и колега са којима комуницирате на преписци, само треба да задржи своју пошту кутију чисто и уредно.

Директор ЈотФорм Ајтекин резервоара понуде занимљив начин организовања имејл са насловом Пријем Нула. Као што само име каже, метода је једноставно да ваш директоријум "Примљене" је празна.

Генерално, танк није измислио ништа ново. Инбок Нула давно успостављен писца и блогер Мерлин Манн, и то је доказано и добро познат поступак. Приближно техника рада са документима описују Дејвид Ален у својој књизи "Како послови у циљу». Танк само прилагодити Гмаил веб-интерфејсу.

Танк наводи предности методе Инбок Зеро:

• Нећете пропустити важну поруку, ако је ваш фолдер "Примљено" је празна.
instagram viewer
• Нећете да његови примаоци чекати дуго, јер ће ускоро бити у могућности да одговори на њиховим писмима.
• У поштанском сандучету неће гомилати стотине или хиљаде непрочитаних е-поште.
• Ви ћете уштедети више времена на веома важним задацима и неће трошити време се зезали са е-поште.

Знам многе људе који негују све е-поруке без брисања. Као резултат своје поштанско сандуче почиње да личи на Твиттеру. Ово је незгодно. Ви ћете стално се изгубити у писмима.

аитекин танк

Претпоставимо да користите Гмаил - иако се ова метода може да се прилагоди било којој провајдера (Хотмаил «Андекс», Иахоо) или е-маил клијент (Оутлоок Тхундербирд или Силпхеед). Узмите један поглед наслаге непрочитане поруке и наставите.

1. Очистити инбок

Тако, усвајањем метода Инбок Зеро, треба да делује одлучно. Отворите "Примљено", изаберите све нагомилане тамо мејлове и архивира их све одједном. За неке ће изгледати постојећу лудило, али резервоара препоручује да уради управо то.

Потребно је да почнете са празном поштанском сандучету. Овај водич вас не помогне, ако у "Инбок" картон десетине хиљада писама. Вратимо се свега, и почети од нуле.

аитекин танк

2. Треат твоја писма у хронолошком редоследу

Да развију ову корисну навику, мораћете одређену дисциплину. Када обрађују своје е-маилове, почети са најстаријом поруком и на свеж. Тако ћете сачувати хронолошки ред и не збуне.

Процес писања ће вам помоћи две функције у Гмаил:

Омогућите "Ауто-напредак". Да бисте то урадили, идите на "Сеттингс» → «Генерал", дођите до "Ауто-унапред" и активирајте га. Сада, када одговарате или бацкуп Гмаил поруке неће вас вратити у листу долазних порука, и приказује следећу поруку. Тако ћете моћи да поднесу један слова по један у редоследом којим су примљени, без обзира на сметњи.

Затим укључите дугме "Сенд & архиву" ако нисте укључен. Отворите "Подешавања» → «Генерал» и пронаћи опцију "показати" Пошаљи & Архив "у одговору." Тако ћете уштедети време. На крају крајева, ако сте већ одговорили на писмо, нема смисла да остане у "Инбок", зар не? Кликните на дугме поднесе, и е-маил се аутоматски враћа у архиву.

И још један важан ствар:

Не користите емаил као цхат. Не постоји ништа горе него да произведе веома дуг ланац Одговорио стално наведених слова. Ако вам је потребна за разговор, употреба Инстант Мессенгер, цхат Слацк или контакт телефоном. Е-пошта не одговара за то.

аитекин танк

3. Одговорио - Архива

Основно правило је метод Инбок Зеро: ваш директоријум "Примљене" - ово није место где желите да сачувате поруку. Све е-маил поруке у поштанском сандучету треба да се обрађују одмах. Прочитајте их једну по једну и одговори на било и архивирање, ако је порука захтева одговор, или једноставно архиву, ако није потребна порука одговор.

Ако не можете одмах реаговати на било коју е-поште, постоје две опције:

• Сачувајте га у пријави-организатора. Ово може бити Еверноте, ОнеНоте или било менаџер задатак. Подесите датум када ће вас програм подсетити да напише одговор у право време.
• Ако само могу написати одговор, али циљ је да се добити после неког времена, користите odložena испорука у Гмаил-у. Исто је у стању да Оутлоок, Тхундербирд и другим клијентима.

4. Јуст до ит

Све правила великог и моћног Давид Аллен. Ако је порука захтева акцију, која траје неколико минута, само уради сада. Не копирајте писмо у листу за-урадити. Не остављајте у "Инбок" фолдер.

Ако је потребно да извршите уплату, једноставно то одмах. Ако треба да достави повратну информацију колеги одмах послати. Ако је случај траје неколико минута, нема смисла да се одложи.

аитекин танк

5. Користите пречице на тастатури

пречице значајно смањити време за е-маил обраду. Уз њих, нећете морати возити курсор миша и назад. Танк препоручује да се сети и користе три пречице:

• Е кључ вам омогућава да брзо архивирате поруку. Прочитајте, притисните е, архивиране. То је једноставно.
• Дугме Р се користи за брзо написати одговор. Ако желите да одговорите на поруку, кликните на њу, унесите одговор, притиснемо Ентер.
• П кључ унапред добили е-пошту другим корисницима.

Не мислим да треба неке друге пречице. У Гмаил, ја користим само три пречице. За све остало, ту је миш. Али наведене пречице омогућавају вам да брзо обављање три најчешће радње са електронском поштом, тако да уштеди доста времена.

аитекин танк

6. Подешавање филтера

Е-маил филтери - невероватно згодан алат који ради пуно посла за вас. Довољно је да их поставите једном, и они ће вам уштедети много времена.

Ако ваш Инбок редовно наћи безначајно слово (обавештење о интернет услуга, аутоматски Поштанска, и тако даље), а затим или одјавити од њих, или прилагодите филтере како би таквих писама су архивирани аутоматски.

7. Инбок је празна - Затвори-пошта

Када покушавате да се концентрише на посао, не може се стално ометају путем е-маила. Тако се држимо правила, када је фасцикла "Примљено" је празан, близу Гмаил картица или е-маил клијент и заборавити на маил у наредних неколико сати. Само да се бави радом.

Искључите све обавештења за долазне поруке е-поште. Они су веома омета.

Можете поново отворити пошту за неколико сати да обради нагомиланих поруке тамо, па да се вратимо на посао. Циљ метода Инбок Зеро - сила себи да не сметати долазне е-поште. Мораш да управљате поштанско сандуче без да си то ти.

аитекин танк

Ако сте покушали технику Примљено Зеро и да су спремни да вам кажем шта имаш, или желите да предложи бољи метод - пишу у коментарима.

види

• 9 привремене е-маил услуге →
• Како да очистите свој Гмаил налог из свих сувишно →
• 7 екстензије за Гмаил, које ће вам уштедети време →