Нон-очигледна, али раде начин да се смањи време за рад са поштом
Продуктивност / / December 23, 2019
Јохн Смит (Џон Смит), укључени у техничку подршку МаилЦхимп, методом покушаја и грешке довела себе савршену формулу за пошту. Прво је насоздавали много фасцикли, а затим брише сваки, али ниједан од ових приступа није посао. А онда је дошао у сасвим другачијем систему.
Упркос чињеници да су одговори на писма заузимају готово централно место у његовом раду, био је у стању да смањи време проведено на различитим активностима са е-маил, до шест сати дневно. Открио је да, чак и када је сандуче је разбијање из е-маилова, неколико једноставних корака може драматично променити ситуацију.
Оно што није вредно губите време
Као Јован каже, прво је покушао да класификује слова и створити све врсте фолдера: за поруке из Главни, за информације о различитим пројектима, поруке, за које је потребно предузети никакву акцију и ак на. Он је сматрао да треба да му помогне да уштедите време. Али, у ствари, он је почео да проведе више времена покушавајући да се сети систем класификације и мање - на самом раду.
а Јохн СмитхНа пример, добио сам поруку од шефа пројекта је радио на, и ова порука ме такође захтева да предузму одређене радње. У шта фасцикла треба да се стави? А шта су шансе да ћу се сетим где да траже касније писмо?
Дакле, Џон је одлучио да се отараси свих фолдера, а пошта је влада потпуни хаос. Одсуство система је такође боље компликовано систем. Затим Џон је одлучио да поново ревидира свој приступ раду са поштом. Он је одлучио да сортирају слова нису на тему, и од врсте акције, који су тражили да предузме. А ево како се то ради.
Нека буде једноставно
Једноставно ставити у фолдер "Примљено" само оне поруке које треба да одговор. Најважнија од њих, ако не може одмах бавити њима, означена као непрочитана.
То може да делује нелогично с тобом, јер већина спаљивање случајева треба обавити што је брже могуће. Она је, а понекад заиста имају потребу да одмах реагују на такве извештаје. Али обележавање непрочитане важне поруке, нећете их изгубити у израслину. Исто тако, будући да не треба да се креће слова: они остају у фолдеру "Примљено" и да ће скренути пажњу на себе док сте наумили да их достигне.
а Јохн СмитхТрудим се да то уради у свом поштанском сандучету не акумулира више од 60-70 поруке одједном. То је управо број писама, које не могу са сигурношћу могу да поднесу у једном оброку.
Створи за себе трајни распоред са маилом
Сваког јутра Џон издваја сат времена покушавајући да очисти поштанско сандуче. Као што је већ поменуто, често је оставио хитне поруке "непрочитана." Јохн брзо скенира билтене и интерне поруке компаније и реагује на максималном броју не-хитне Поруке са којима је у стању направити за сат времена.
Када је сат намењено Стартед са е-поштомБлижи крају, Џон Смит не затвара поштанско сандуче, али се исплати далеко мање пажње. Чим стигну нове поруке, он је брзо скенира називе садржаја и пошиљаоца, да им дају одређену предност. Ако порука може одговорити без заустављања дуже време од друге послове, Џон ради. Али он почиње да се поново укључе у пост.
При крају дана, Џон издваја још 30 минута покушавали да их посвети искључиво рад са поштом. У овом тренутку он се бави у писмима, која га захтевају да се било које радње: да дају сагласност, напишите детаљан одговор или да доносе било какве одлуке. Тада је обраћа пажњу на поруке које су означене непрочитану.
а Јохн СмитхМогао бих да проведем више времена за рад са е-маил, али ови привремени ограничења помажу да боље концентришем и да буду продуктивнији.
Класификује имејлове према врсти одговора
За неке поруке, Џон и даље стварају посебан фолдер. Поједини слова која се не означава непрочитану, да дистрибуира све у два правца. Поруке које захтевају никакву радњу или одговор од колега (не нужно хитно), Џон ставио фолдер "Марка". Намењен је за е-пошту, које могу бити сортирани у наредних дан или касније у недељи.
Чак и мање хитно писма Јохн сели у неком фолдеру, "реад". Поред тога, користи посебан филтер који аутоматски ставља билтен у овој фасцикли. Да бисте инсталирали филтер, морате да потрошите само неколико минута, али ова једноставна радња касније ће вам уштедети много времена и труда.
Ако користите овај метод, добићете три активан фолдер, који се разликују по степену хитности одговарање на поруке "пријем" са непрочитану порукама, "Марка" и "прочитати".
Архива порука
За све остало, Џон Смит користи функцију поруке архивирања. Ово помаже да почисти поштанско сандуче и главу од непотребних послова.
а Јохн СмитхЧим сам прочитао поруку и предузме одговарајуће мере, било да је то предузеће или вести депеши, коју сам потписао, И архиви.
Ако порука садржи важне информације које би Џон желели да сачувате за будућност, она означава звездицом архивиране поруке, тако да се може наћи много брже.
Будите посебно опрезни када одлучите да обришете поруку
Јохн ретко користе функцију за брисање порука. То је лекција је извукао из стварног праксе. Кад се Јохн обрисао поруку од колеге који садржи информације у то време он не сматра да је важно. Већ после запослени је напустио компанију, Џон потребно информације из тог писма. Тада је схватио да је у тврдом повезу.
а Јохн СмитхПосле тога сам почео да уклоните само оне знакове који нису баш корисно за мене у будућности. Без увреде, драге колеге, који ми је послао дивну СИФЦО са печатима, али то су поруке и ући у "корпу за куповину."
Да би стигли на овом систему, Џон Смит је покушао многе различите приступе који су се показала ефикасном довољно за њега. Он је тестирао методе које користе други људи, али је убрзо схватио да му је било потребно да покуша нешто друго. Јован је дошао до закључка да сваки систем функционише само када добро уклапа у погледу свог посебног посла.
Пробајте ову методу или траже нешто друго. Можда ћете моћи да пронађу начин да проведете у раду са е-маил је још мање времена.