"0 напоље" - јасан систем за одржавање нула инбок

Е-маил на многе још увек не постоји алтернатива алатка и свакодневно патње. Неко седам долазни слова, и он је сада их растављати брзо. Неко има 46 чланова, али и разгребот дневно, јер се користи. За сваку особу постоји одређени праг улазних е-маилова дневно, са којом он може носити без одлагања обраду следећег дана и, сходно томе, без загушења у електронском кутија. Можете позвати праг "природни".

Ако су слова више него особа може да обради, морате да промените приступ е-маил-управе. То ће повећати праг на захтеване вредности у конкретном случају. Требало би да буде у стању да обради 100 писама дневно? Тако да можете и 100, само користити пошту на одговарајући начин. Шта? Ко ће рећи.

Једина индикација да особа носи са е-маила је укључен у крају дана нула. Кључни принципи добра обрада долазеће - разумевање да је за писмо испред вас. Прво морате да научите како да прецизно класификовати слова и знају шта да раде са сваку врсту.

Све долазне поруке се могу поделити у седам категорија:

1. Нема потребе да се одговор, а не нужно прочитати.
   instagram viewer
   Начин на ова два писма: архивирали или избрисали. Ако се редовно билтен, који се никада не чита, онда себи услугу - постићи свој циљ. Једна акција у замену за ослобађање од десетина таквих писама у будућности. Ми желимо да научимо како да се носе са протоком емаилова дневно? Са мање лакше руковање ток. Немојте се плашити да пропустите нешто важно. Стварно потребне информације стигне до тебе на други начин, и искочи пред вама још најмање једном.
2. Са прилозима. Ово може бити обавештење о потреби да се плати за нешто или информација за текућу или будућем раду. За ових писама је корисно да се створи посебан фолдер, али без фанатизма. Да ли је превише фасцикли? Поједноставити. Да би се наћи нешто баш тада, не треба ми хиљаду фолдере, и способност да користи опције за претраживање почтоваа.
3. Ансвер опција. Одговор изгледа није обавезно, али понекад корисна љубазност. Затим наставити само на ситуације.
4. Са главног време за преглед. Занимљиво је да чита, али не нужно. Покушајте да се односе на овај и претходне категорије што више писама могуће. То је кључ за ефикасан рад са е-маилом.
5. Мора одговорити данас. Све је једноставно: да одговоран и сада, ако се нешто стварно хитно, или на крају радног дана.
6. Мора одговорити, али не данас. Лепота е-поште да није цхат или телефон. Нико не очекује, а не треба очекивати брз одговор путем е-поште, ако не причамо о томе у заглављу поруке. Ако је рок за одговор се зове неки одређени дан или ви сами знате и знају колико дуго треба да дају одговор, затим ставити ова писма у одговарајућој фасцикли. На пример, "Одговор је у понедељак", "Одговор је у уторак", и тако даље. Сада се чек-листа, где постоји ставка да "процес пошта ујутро, одложено за данас." За ту сврху, јер постоје специјализовани алат за: РигхтИнбок за Гмаил, ФолловУпТхен.цом и ФолловУп.цц.
7. Несхватљиво писмо. Постоје писма које је тешко може приписати било којој категорији. Немојте себи смањи рефлексије договорити са таквим словима односе се на једну од наведених категорија.

На основу ове класификације, морамо № фасцикле за категорије 2, 3, 4 и 6.

Правила ефикасно процесуирање електронске поште

• Омогућити 30 минута на крају дана да донесе пријем на нулу. То је ефикасније него покушавају да одмах одговори на сваки емаил. Људи не мултитаскинг. Мање сметње и пребацивање - већа ефикасност.
• Шта да се ради са хитним писмом? Поставите себи интервал у којем се провери поља за дан. На пример, једном један сат. Кућицу на доступност хитних и важних писама, ако није доступан, врате на посао. Запамтите предности маил: није средство за инстант интеракцију. Могуће је да ће се проблем, који се помиње у једном од не-хитне маилова, без Вашег учешћа одлучује крај дана, или на крају дана ћете добити више информација које ће омогућити да се брже реши проблем и ефикасно.
• У сваком тренутку, када не проверавате е-пошту, задржи почтоваа затворен. Искључите обавештења. Ослободити се од сметња контемплације броја долазних маилова. Сада имате други посао, а време за пошту још није дошло. У тренуцима сумње у исправност овог приступа, запамтите: ниси нуклеарне електране, али чак и да јесте, онда прегревања реактора би у сваком случају бити пријављен путем е-маила.
• Користе своју посвећеност на време да се заврши радни дан да убрза обраду поште. Зато се препоручује да се демонтира инбок на нулу на крају дана. Имате 30 минута, а желите да брзо стави тачку на све. У ствари, испоставило се неку врсту игре, али можете и намјерно геимифитсироват обрада е-маил.
• Држите их кратко и до тачке.
• Будите позитивни и пријатељски.Емаилс могу градити и уништити односе. Уместо решавања заиста важним питањима људи понекад покушавају да се котрља најделикатнију и скривеног противника који се зове идиот, а сав текст се заснива на томе. Не постоји ништа чудно у томе, да изразе своје позитивне послао малу леп израз у телу е-поште. Ваш корисници ће ти се вратити, и преписка ће бити много смисла и ефикасна.
• Писма треба да раке у обрнутим редоследом. А једини начин. Чини се да је логичније да се почне са старијим мејлова, али то је наш циљ - нула пријем, што значи да до краја дана добијамо ни први емаил сте добили. Ако себи направи услугу и почети да напусти последње писмо примио је данас за сутра, цео поступак престане да ради. Зашто се проучавају надлежни рад са е-маил, ако не пратите основно правило? Настављају да раде као пре, и патње.
• Отворите само неопходне писма архивирали или избрисали све остало. Ми такође злоупотребљава претплате на непотребних ствари (претплата Лаифхакер, напротив, веома је потребно) и као резултат добити више информација него што се може прочитати. Како разликовати жељене писма? Постоји један једноставан, али веома ефикасна правило: отворене само оне писма која су упућена одређеном лицу за тебе лично. Остатак - у једној од наведених категорија на почетку чланка о ситуацији.
• Креирати шаблоне. Често се одговори на писма прилично стандардне, који је, пишете исту ствар. Приметио да пишем ову фразу често? Направите шаблон за брзо цопи-пасте или отворите га у маил сервис.
• Ако се рукује пошта, а још увек има времена, онда треба да га користите рационално. Иди на категорију броја писама 3, 4 и 6 и ставили ствари како би тамо.

Овај приручник, који се заснива, као што сте рекли, је прави врста, представља одличан додатак за више опште савете за рад са поштом из Директор ЛинкедИн Џеф Вајнер. Не пропустите 10 савета за рад са поштом из Лео Бабаута. У ствари, постоји много начина додатне истиснути максималну е-маил. Покушајте да се пријаве технике за себе, анализирати резултате и не заборавите да оставите у коментарима своје савете за побољшање ефикасности електронске поште.