Како управљати Е-маил: 10 савета од особља ТЕД

Тед сарадник Мајкл Маквотерс компанија Блог, заједничка 10 савета са којима се чува ред у пошти.

Ко би други него уредници и менаџери ТЕД, да говори о методама борбе са преоптерећена поште. Према њима, компанија прими на стотине мејлова дневно, а бројач долазне е-пошту, неки запослени одавно премашио хиљаду.

Мајкл Маквотерс, УКС-архитекта ТЕД понуде 10 решења проблема.

У будућности ћете имати више времена него што је сада

Мајкл приметио да су многи одложи рад са е-маил за касније, јер мисле да у неком тренутку у будућности ће имати више времена да се то уради. Немојте бити. Ваш стопа запослености вероватно ће остати у наредних недељу, месец, годину. Можда ћете чак бити срећни због тога. Али да ли ће иста количина времена бити за пост. Дакле, почните радити са њим сада.

Покушајте да почне испочетка

Ево два начина да то урадите:

1. Одвојите мало времена и да се бави чишћење поште у неколико фаза. У зависности од тога колико порука имате, потребно је да десет позива на њихове почисти. Ако је дато тешко, прекинути рад у неколико сегмената 15-минута.
instagram viewer
2. Иди на све или ништа. Нагласити три или четири сата и да из свог фолдера "Примљено" идеал чистоће и реда.

Издвојила мало времена сваког дана

Према Мицхаел, ово је најтежи део плана. Мораш сваки дан да раде са е-маил неколико пута. Он саветује да се посвети 15 минута сваког четири сата и да се бави само фолдер инбок.

Ако је писмо није веома важно - Ремове

То је примамљиво да пошаље сваку мало важно писмо у фолдер, да се носи са тим касније. Али ако писмо не заслужује вашу пажњу сада, избришите га.

Одјавити из маилинг сваки непотребан

Ја често пати од чињенице да само уклања поруку из незанимљив до мене пошту. Мајкл је такође добила више категорично:

Ако та депеша није заинтересован за вас, не само да би се уклонио писмо, али се одјавите из ње.

На дну сваког писма постоји дугме "Откажи", или се исписати. Користите га за шта је намењена. И што више, то боље. Такође можете да користите услугу Унролл.ме, који смо описали овде. Он те аутоматски отписхет од нежељених маилинг листе.

Ако је порука и даље у "Инбок" фолдер, прочитајте

Ако је писмо је тестиран, а не одјавите и одмах избрисати га, а затим га прочита. Ако је кратак, прочитајте одмах. Ако дуго, послати писмо претходно направљена фолдер "читање" и вратити на то, када ће бити више слободног времена. Мајкл каже да ако сте искрени према себи, минимална проценат свих писама ће пасти у овој фасцикли.

Одговорите на кратке писма је боље

Ако пошаљете е-маил захтева брз одговор, молим вас одговорите... одмах. Немојте чекати. Након слања одговора, уклоните писмо. Ако је писмо је копија, послат у другом примаоцу, а не морају да знају одговор, извадите га из прималаца.

Преусмеравање поруке колегама, уколико су у стању да реагују на адекватан начин

Преусмерити поруке са мало објашњења, и избрисати из инбок.

Енгаге сортирање

Свака е-маил сервис омогућава корисницима да креирају фасцикле. То је најбоље средство да се бави преоптерећена поште. Направио сам фолдер за рад, фотографија, студија и других ствари. Мицхаел понуде да уради фолдер "пројекти", "Остало", "одговор касније." Главна ствар је да се осећате пријатно.

Изаберите прави апликацију

За мене, ова апликација је постало поштанско сандуче. Мајкл такође је изабрао. Али много опција. Можете ући у потрази за Лаифхакеру речи "пошта" и назив оперативног система за коју тражите клијента. Обећавам да ћеш наћи нешто одговарајуће.

довести

Ако не може да прочита чланак (Телл Ме Вхи), овде је кратак списак свих корака:

1. растављати "Инбок" фолдер за један број приступа.
2. Одлучите шта да ради са писмом, чим дође.
3. С времена на време бави чишћење пошту.
4. Одјавите од нежељених пошту.