Тајне пословне емаил-кореспонденције

Шта је е-пошта? У данашњем пословном свету, то је:

• Твоје лице. То је путем е-маила, можете креирати позитиван имиџ у очима страном или покварити први утисак.
• Ваш рад алата. Много комуникације са спољним светом одвија путем е-маила. Тако добро у поседу инструмента, можете поједноставити свој живот Греат.
• Моћна сметња. Спољашњи свет је покушао да дође до, да скрене пажњу и доведе у заблуду заблуду путем е-маила.

Из тих положаја и поглед на рад са е-маил. Почнимо са једноставним.

слова декорација

Користим Мозилла Тхундербирд е-маил клијента, тако да ћу говорити из свог примера. Створити ново писмо и иде од врха ка дну листе поља.

Кома. Копија. бцц

Можда неко не зна, али је "Да" у Мозилла може да се промени на "ЦЦ" или "Бцц".

• кога: Врите главно одредиште или више одредишта одвојена зарезом.
• копија: Пиши ко треба да прочита писмо, али од којих не очекујемо реакцију.
• бцц: Пиши ко треба да прочита писмо, али морају остати анонимни за остатак прималаца. Нарочито погодна да се користи за масовну пошту пословних писама, као што су обавештења.

погрешно у масовну дистрибуцију одредити прималаца по терену "Цопи" или "". Неколико пута годишње да примам писма у којима примаоци наведене 50-90 у "Цопи". Постоји повреда приватности. Није све ваше прималаца треба да знају ко још радите на сличну тему. Па, ако је упознат са сваким другим људима. И ако у листи конкурентских фирми, који не знају једни о другима? Најмање један мора бити спреман за додатна објашњења, као највише - окончање сарадње са једним од њих. Немојте бити тако.

исправно маса Поштанска послат на своје име, и сви примаоци да се стави у пољу "крију копију."

предмет

Значај предметне линије се често написани (понекад разумно) у својим корпоративним блоговима професионалне услуге депеша. Али тамо често је говор о продаји слова, где је предмет линија решава проблем «е-маил треба да отвори."

Такође смо разговарали о дневне пословне коресподенције. Овде је тема решава проблем "писма и њен аутор треба да буде лако идентификовати, а затим да пронађе." И ваш марљивост да ти се вратити у облику karma бројни писма одговор, само са префиксима Ре: или фвдМеђу којима ће морати да пронађе праву слово на ту тему.

Двадесет слова - је износ једнодневне кореспонденције средњег менаџмента. На Предузетници и власници предузећа не говоре, они имају велики број писама је понекад превазилази 200 и више по дану. Због тога, још једном: не шаљу мејлове са празним тему.

Дакле, како правилно формулисати предмет линију?

Ми смо у свом "небо" се препоручује за спољне писање слова у наслову: "Небо .". У унутрашњости - само садржај предмета линије у три-пет речи без префикса.

Грешка број 1: Само име компаније у наслову. На пример, "Небо" и све. Прво, сигурно сте један од ваше компаније комуницира са друге стране. Друго, нема смисла тема не доприноси, јер назива предузећа, па се може видети из адресу. Треће, претпостављам како ће изгледати свој кутију са овим приступом комуникацијама? Овако.

То је згодно гледати на такве теме?

Грешка број 2: Фласхи маркетинга наслов. То је сјајно ако знате како написати такве наслове. То је само да ли је употреба одговара овим вештинама у пословну коресподенцију? Запамтите сврху пословног субјекта линије: не прода и обезбеди идентификацију и тражи.

»

Текст писма

Постоје многи водичи на писање текстова за различите прилике. На пример, много корисних информација на Максим Илиахова, Александар Амзин и остали мајстори речи. Саветујем ти да читају чланке барем за повећање укупне свести и побољша целокупну стил писања.

У процесу писања писама, ми стално мора да неколико одлука.

љубазношћу питање. На почетку писма могу бити нејасне у љубазности или наклоности у духу "Драги Родиа, за двоје нешто више од месец дана, као што нисам разговарао са вама у писаној форми, од којих је била патња, па чак и неку ноћ није сан, Мислим. " Врло љубазан и врло скупо, иу тренутку писања овог уноса, а временом особа на његовом читању. Кореспонденција након посла, сећаш се? Не писмо-писање такмичење, а не Расколников мајку и пословне коресподенције.

Ми поштујемо ваше време и примаоца!

Представљају и личе на околности љубави има смисла само у првој поруци је послао после пролазног састанка на изложби. Ако је ово наставак сарадње или тренутне преписке, у првом писму на дан писања: "Здраво, Јохн," у другој и касније: "Џон ...".

апел. Ја сам увек био бави питањем, коме да се обратим у писму, ако је број прималаца. Недавно, написао сам писмо, упућено на три девојчице по имену Ана. Не сумњајући, написао сам, "Драга Ана" никада није порасла. Али те среће није увек.

Шта ако прималац три, или чак седам, а они не носе исто име? Можете навести имена: "Добар дан Родион, Пулхерија, Авдотиа Петр Петрович." Али, то је дуг и захтева време. Могуће је да напише: "Драги колега".

Ја за себе користити правило да примени име оног ко стоји у "То" пољу. И онима који су у копији не односи на све. Ово је обично у исто време омогућава прецизније дефинише један (!) Писмо примаоца и сврху овог писма.

цитат. Често је преписка је разговор са питањима и одговорима - другим речима, дијалог. Добра пракса да се не брише историју кореспонденције и напишите свој одговор на врху цитираног текста тог, повратак на ове преписке у недељу, било је лако да се прочита дијалог од врха до дна на датум опадајући.

Из неког разлога, подразумевано подешавање за Мозилла требало "Поставите курсор након цитираног текста." Препоручујем да мења мени «алати» → «Аццоунт Сеттингс» → «Припрема и адресирање." То би требало да буде тако.

Циљ писма. Пословна писма су два типа:

• кад смо информисати саговорника (на пример, извештај о обављеном послу у последњих месец дана);
• и када желимо нешто од саговорника. На пример, он је пристао на приложеном рачуну за плаћање.

По правилу, подстичу писма много пута више него извештава. Ако желимо да постигнемо нешто од извора, веома је важно да се каже о томе у писму у обичан текст. Позив на акцију треба да прати поруком у име и идите последњу реченицу у писму.

погрешно"Порфириј Петрович, ја знам ко смањити старице."

исправно"Порфириј Петрович, ја смањим старицу, молимо вас да прихватите моје хапшење о мерама уморних да трпи!".

Зашто дописник мора да ти мислиш, шта да радим са овим писмом? На крају крајева, то може потрајати и погрешна одлука.

tekst потписа. Мора да буде. Посебно све е-маил клијенти омогућавају да прилагодите аутосубститутион потпис на пример класичне "Искрено ...". У Мозилла се то ради у менију «Тоолс» → «Аццоунт Сеттингс."

Да бисте написали или не писати контакте у потпису - приватна ствар. Али, ако су на неки начин повезана са продајом - обавезно написати. Чак и ако трансакција не одвија на основу комуникације у будућности, можете лако наћи на контакте потписа.

На крају, још једна карактеристика тела поруке за оне испитаника који не воле (да не може, не жели, нема времена) да одговори на ваше е-маилове. Указују на поруке тела подразумевано. На пример, "ПОРФИРИЈ Петрович, ако не дође да ме ухапсе пре 12:00 у петак, ја себе сматрам опроштено." Наравно, тај период мора бити стварна (није потребно да се пошаље текст примера у петак у 11:50). Прималац мора бити у стању да физички прочитати и одлучити за писмо. Ова "подразумевани" те ослободим вашег одговорности за не-одговора саговорника. Као и увек, на коришћење овог чипа треба приступити интелигентно. Ако је особа на време и редовно одговара на ваше е-поште, ултиматум је то ако их не штети, мало истезање или довести до одлуке да не одговара на писмо одмах, и да чекаш петак.

прилози

Писма често са прилозима: Настави, пословне предлоге, процену трошкова, цртеже, скенираних докумената - веома корисна алатка, а истовремено је извор популарних грешака.

грешка: Огромна количина инвестиција. писма долазе често са прилозима до 20 МБ. По правилу, то скенира шта нека документа у ТИФФ формату, са резолуцијом од 600 дпи. Маилер дописник готово сигурно виси неколико минута у узалудним покушају да свалите преглед прилога. И не дај боже да примаоца покушате да прочитате ово писмо на телефону ...

Лично, ја одмах избрисати такве поруке. Не желим твоје писмо појавио у корпи пре него што прочитате? Проверите величину прилога. Препоручује се да буде више од 3 МБ.

Шта ако више од?

• Покушајте подешавању скенер на други формат и резолуција. На пример, у ПДФ или 300дпи скенирања добити сасвим читљив.
• Размислите о програму такве као сакупљачи ВинРар или 7зип. Неке датотеке врло добро цомпресс.
• Шта ако велики прилог и стиснути то не ради? На пример, готово празан рачуноводство база тежак 900 МБ. Дођите у помоћ за складиштење информација облака: Дропбок, Гоогле Дриве, и слично. Неке услуге, као што су Маил.ру, аутоматски претворити огромна инвестиција у односу на складиштење облака. Али ја волим да управљају своје податке који се налазе у облаку, тако да је аутоматизација Маил.ру није добродошао.

И још једна препорука није сасвим јасно о инвестицијама - њихов име. Требало би да буде разумљив и прихватљив за примаоца. Када смо у друштву припремила је понуду за име... нека то буде Фјодор Достојевски. Добио сам писмо од директора пројекта за одобрење ЦП, и везаност је фајл под називом "ДлиаФеди.доцк". Са менаџером, послао ми ово, дијалог сличан следећем:

- Драги менаџер, ви сте лично спремни да приступе овом поштује човека и да га позове у лице Федор?

- Тамо, поштовао као особу, све по мом имену зове.

- Зашто сте прилог под називом "ДлиаФеди"? Ако сада ће да му пошаље, да ли мислите да ће купити наше осе у овај приручник?

- Ја ћу онда преименовати ...

Зашто кува бомбу - потенцијалну неуспех клијента - или отворите свој додатни посао од преименовати датотеку? Зашто није одмах именовати прилог је тачна: "ДлиаФодораМихаиловицха.доцк" или још боље - "КП_Небо_Топори.доцк".

Дакле, са е-поште као "лице" је више или мање средити. Идемо на преглед е-маил као средство за ефикасан рад и поразговарамо о томе омета компоненту.

Рад са словима

Е-маил - је снажан сметња. Као и код сваког ометања, пошта мора се борити затезање правила и имплементације распоредом.

У најмању руку, треба да онемогућите сва обавештења о доласку поште. Ако ваш маил клијент је подразумевано подешава, бићете обавештени и звучни сигнал, и трепну икона поред сата, и да ће показати преглед писма. Укратко, учинити све да прво морате одвојити од напорног рада, а затим понирање у бездан непрочитану е-маилова, и непосећени поште - минус један сат или два живота.

Неко моћна сила воље вам не да да омета обавештење, а обични људи боље је да се не изазивај судбину и онемогући им. У Мозиллла Фирефок се врши преко менија «алати» → «Подешавања» → «Основна» → «Када нових порука."

Ако нема обавештења, како да схвате да је то писмо?

Врло једноставно. Ви сами, свесно издвојити време да анализирам емаил, отворите е-маил клијент и виде све непрочитане поруке. Ово се може урадити два пута дневно, на пример, на ручку и увече или током паузе, кажу, у саобраћајним гужвама.

Људи често питају како је време одзива, и хитне писма? Одговор је: ви немате хитне писма у пошти. Осим ако се ради у одељењу за подршку клијентима (у овом одељку ваш распоред рада путем е-маила).

Ако постоје хитни слова, пошиљалац ће вас обавестити преко других канала - телефон, СМС, Скипе. Онда свесно ући у клијента е-поште и третирати хитно е-маил. Све гуруи управљања временом (на пример Глеб Арханђео са својим "Геттинг Тхингс Доне") прогласи стандардни одговор путем е-поште у року од 24 сата. То је нормално правило етикета - не чекајте од стране саговорник инстант одговора путем е-маила. Ако постоји хитна писмо брзим комуникационим каналима обавести.

Дакле, онемогућили смо обавештење да се укључе е-маил клијент на свом распореду.

Шта да урадите када смо ишли у пошту и не активности са насловом "разазнати" е-маил? Где је почетак и крај овог посла?

Чуо сам много о систему нулте инбок, али нажалост, нису испуњени ни једну особу са применом. Било је потребно да измисле бицикл. Чланци о овој теми треба да Лаифхакере. На пример, "нула долазни». У наставку ћу говорити о систему нулте инбок у мојој интерпретацији. Био бих захвалан ако ГТД Гуру истакао у коментарима, допунити или побољша систем описан.

Важно је да се схвати и прихвати тај е-маил - то није задатак планер и архива за ваш посао. Стога, фолдер "Примљено" треба увек да буде празан. Ако дођете на преглед укључена, не заустави и не сметати без обзира на све, док се овај испразни фасциклу.

Шта да се ради са спамом у инбок? Морамо да идемо редом за свако слово, и уклоните га. Да, само га изабрали и кликните на тастатуру Делете. Ако не можете себи да обришете писмо, мораћете да одлучите шта да радим са њим.

1. Можете да одговорите на три минута? Да ли морам да одговорим? Да, имамо, а одговор ће бити не више од три минута, а затим одмах реагују.
2. Задовољи потребе, али је припрема одговор потребно више од три минута. Ако користите радну планер, дозвољавајући да се претворити е-поште у задацима, окренути емаил у задатак и заборави на неко време о томе. На пример, ја користим апсолутно дивну услугу Доит.им. То вам омогућава да направите лични е-адреса: проследи му писмо, и то постаје проблем. Али ако немате Планировсик, трансфер писмо потфасциклу "0_Виполнит".
3. Након брзог одговора на писмо, претварајући га у задатак или једноставно преглед је потребно одлучити шта да радимо са овом поруком на: брисање или послати на одређеној фасцикли за дуго складиштење.

Ево неких фолдера за дугорочно чување имам.

• 0_Виполнит. Имам фолдер не постоји, али ако немате планер, опет, овде можете додати слова, захтева детаљну студију. Ова фасцикла такође треба редовно чистити, али са промишљен приступ у посебно предвиђеног времена на њему.
• 1_Справ. Овде сам ставио писмо са основне информације: Велцоме е-маилове са приступима из различитих веб сервиса, карте за следећи лет, и тако даље.
• 2_Проекти. Она садржи архиву преписке партнера и пројеката, који имају отворен текући однос. Наравно, за сваки пројекат или партнера завршио посебан фолдер. Партнер фасцикла И пута писмо не само својим запосленима, али и писма од запослених у "Хеавен", у вези са овим партнером. Врло је згодно: ако је потребно, све преписка на пројекту при руци у неколико кликова.
• 3_Музеи. Ја сам овде да се туширам та писма и уклањање штета, а њихове предности су очигледне. Такође, овде мигрирају фасцикле са затвореном пројекта "2_Проекти". Укратко, "Музеј" чува прве кандидата за брисање.
• 4_Документи. Постоје писма са електронским узорака докумената који могу бити од користи у будућности за рачуноводства, на пример, делује усаглашавања од купаца карата за путовања. Фолдер у великој мери поклапа са фолдерима "2_Проекти" и "1_Справ", али држи рачуноводствених информација, као у "2_Проекти" фолдер - управљање. У "4_Документи" - Деад информацијама, и "2_Проекти" - Ливе.
• 5_Знанииа. Овде сам ставио само заиста корисно маилинг листу на коју желим да се вратим на време за инспирацију или потражите решења.

Постоје и друге поставке у клијенту поште, важне за овај систем. Прво, у Тхундербирд дефаулт се проверава "Марко порука бити прочитана." Радије бих да то свесно, тако да је бок офф! Да бисте то урадили, идите у мени «алати» → «Подешавања» → «Напредна» → «Читање и приказ."

Друго, употреба филтери. Некада сам активно примењује филтера адреса пошиљаоца аутоматски напред е-маилова на одговарајуће мапе. На пример, слова адвоката преселио се у фолдер "адвокат". Напустио сам овај приступ из неколико разлога. Прво је писмо од адвоката у 99% случајева који се односе на било који пројекат или партнера, а самим тим предмет у покрету у овој фасцикли или пројектни партнер. Друго, одлучио сам да додам свести. Ви мора да одлучи где ће се чувати одређену писмо, и тражити необрађене поруке лакше да само једном месту - у вашем инбоку. Сада филтер се користи само за даљински мапе редовне аутоматских порука из различитих система, односно писама које ме не захтевају да доносе одлуке. Филтери у Мозилла Тхундербирд се конфигурише у менију Филтери «алати» → «порука".

Дакле, са правом приступа е-маил треба да иде од 10 до 60 минута дневно, у зависности од обима преписке.

Ох, и још један. Већ сте онемогућили обавештење о доласку нових порука? ;)