Како организовати кул догађаја самостално

Желим да организујете догађај се. Одакле да почнем?

Размислите о идеји догађаја. То не би требало да буде апстрактна идеја, али је веома специфичан циљ. Јасно је да одговори на три питања:

Оно што ја желим да се организују?

Тако да дефинишу формат догађаја. То може да буде странка, празник, Предавање или филм сцреенинг. Мислим, шта публика да ли то и колико људи желите привући.

Где је догађај?

На основу величине, одлучите шта вам је потребно место. На пример, затворени простор за 200 људи, аудиторијум за 500 људи и отворени простор за 70 особа.

Када ће се догађај одржати?

Изабери тачан датум унапред да има времена да ураде све на време. Мали догађај за 100 људи може да се припреми за месец, и музички фестивал 1000 људи - не мање од шест месеци. Што пре се одлучите, лакше ће бити да пронађе место.

Завршио је идеја би била: "Желим да се направи техно журка на плажи 31. августа у част последњег дана лета. Странци мора бити најмање 200 људи и два госта Дј. "

Ја могу све сами?

Једва. Многи случајеви, а на дан само 24 сата. Стога, да окупи истомишљеници тим боље, између којих можете поделити све задатке. Па, ако су плакати ће скренути дизајнера, да промовише пројекат - искусног СММ-специјалиста, и подесите опрему - звукацх.

Немојте се плашити да пренесе неке од обавеза према другима. Главна ствар да су заинтересовани за резултат и они су могли ослонити. Ви озбиљно би ваш живот лакшим додељивање произвођача догађаја. Његов задатак - да реши све проблеме и спорове, надгледа тим и преузму одговорност за оно што се дешава.

Ако не знате где да траже правим људима да помогну онлине услуга:

• ЕвентЦаталог.ру - Највећа база локација и извођача.
• тхеГИФТЕД - инстант претрага радника и занимљивих ликова.
• ИоуДо - тражење волонтера или запослених за малу надокнаду.

Тим је, шта да урадите следеће?

Направите списак свих случајева. Ви ћете свакако треба узети у обзир концепт догађаја, дефинише буџет, пронађу и припремити собу, Позивамо музичаре да изнајме опрему за прављење банера, организује кетеринг (достава и испорука хране и пије). До нот стоп док се поред сваке ставке се неће проверавати.

Заједно као тим, разговарати о акциони план и доделити одговорности. Сви треба да схвате шта он каже. За све задатке сет рок.

употреба Трелло или "Гоогле табеле"За рад са задацима. Повољно, када постоји приступ документу у целом тиму.

Будите сигурни да запишем све нови број у контактима. Боље да то уради на "Имиа_Долзхност_Дата догађају." На пример, "Влад Фотограф 15.07." Тако да неће бити збуњен.

Бојим се да заборавим нешто. Могу ли има грубу план?

Могуће. Стандардни План је следећи:

1. Организовати састанке са волонтерима, тимова и спонзора.
2. Припрема карата, хотела и трансфер до званицама.
3. дизајн ред и штампање летака, плаката, брендиране мајице и све остало што је потребно унапред да слика и штампање.
4. Закуп и припремите место. Размислите о местима за посетиоце, особље, опрему и паркинг. Ускладити спискове гостију и организатора од власника сајта.
5. Прописати време догађаја - да ће у неком тренутку доћи. Треба да знате тачан тренутак када се служи храна, и кад рекао је главни.
6. Изнајмљивање опреме. Минимална сет: лаптоп, звучника, миксер, два микрофона, а екран и пројектор. На великим догађајима је користан за комуникацију са радио тим са слушалицама.
7. Да преговара са фотографа и сниматељ. Прописује услове референце, да се договоре о условима и потписати уговор.
8. Запослити особље:, гардероба, конобари, служба за чишћење безбедности. Број људи зависи од догађаја. Могуће је да нећете морати додатно особље или волонтери могу се наћи.
9. Нађи лидера. Ово је важно. Од њега ће зависити од расположења гостију и општој атмосфери догађаја.
10. Мислим кроз логистику како да испоручи људе, опрему и храну на место догађаја и леђа.

Ненормалност - норма, а не изузетак. Обезбедите план Б за сваку тачку: шта да радите ако изненада одустати на суду? А ако постоје проблеми са звуком? И ако почне да пада киша?

Нисам сигуран да могу наћи новац за пројекат. Које су моје опције?

Прво израчунати приближан буџет за догађај и да буџет. Обратите пажњу на сва трошкови: Простор, опрема, званице, рекламирање, штампање, логистика, угоститељство, тим. На пример, трошкови позваних гостију укључују улазнице, смештај, исхрана, превоз и накнаде. Расходи по команди: плаћање рачуна телефона, хране, куповина реквизите.

Када тачно колико ти треба разумети, почети да прикупљају новац. Где да их пронађу - то зависи од формата догађаја.

Ако нешто средити друштвено значајан (фестивал графита, Популар Сциенце предавања за школску), можете поднети захтев за грант за почетак прикупљање средстава за Планета.ру или привлаче волонтера.

Ако радите комерцијалну догађај - изглед за спонзора који су заинтересовани за ПР. Направити лепу презентацију и јасно описати шта користи спонзор ће доћи до учествовати у пројекту и оно што се од њега. Само буди искрен и не обећавају оно што не може да уради. Имаћете боље шансе за успех ако се циљна група вашег догађаја се подудара са циљном публиком спонзорског предузећа.

Ако организујете венчање најбољег пријатеља - Цоннецт пријатељима и познаницима. Они вам могу пружити са одговарајућим сајта, технологије и вожњу.

Добар начин да се смањи буџет комерцијалних активности - до нагодбе са извођачима и рад на бартер основи. Најскупљи извођачи - угоститељство и алкохоличар бар. Стави услове, прописати јасне услове референце и не устручавајте се да питате за попуст.

Шта да траже, да све је било на врхунцу?

Важно сваки детаљ, чак и број тоалета и велопарковки присутност. Али постоји пет главних елемената који одређују успјех сваком случају:

• Лигхт. Добро светло - то је кад је сцена се јасно види, рефлектор није слепа, а гости неће пасти ружне сенке.
• Звук. Проверите технику неколико пута, подесити микрофон и договорите се са власником прописа соба буке на сајту.
• Чистоће. Не смеће, прљави подови и Непрослеђене тоалети.
• Безбедност. Сазнајте план евакуације и обуку понашања за тимове и волонтера. Свако треба да зна где је излази за случај опасности, апарати за гашење пожара и Фирст Аид Кит.
• Температура. Нико не би требало да буде превише топло или превише хладно - потребно је проверити циркулацију ваздуха и опслуживања уређаји. Пријатну температуру у затвореном у топлој сезони - 23-25 ​​° Ц, на хладноћи - 22-24 ° Ц. Ако проведете музички фестивал, температура треба да буде нижа (20-22 ° Ц) јер након плесна сцена уопште ће сигурно бити топло.

Ко треба да буде координисане акције како би избегли избачен полиције?

Потребно је да припремите два обавештења: администрације града и да у полицији (ако је догађај мање од 2 000 људи). Они се могу послати поштом или преко курира, два примерка сваке органа. Ако планирате неки догађај, који ће бити више од 2 000 људи, потребно је да додатно послати обавештење Владе у региону и одељења регионалне полиције.

Обавештење је написан у слободној форми: потребно је навести да желите да примените, којим именом и сврха овог догађаја, где и када ће се одржати, колико се очекује од учесника, који су организатори. Примери ажурира претраживање Интернета.

Да склапа уговоре са свим извођачима који вам снабдевају техника, кетеринг или пружају изнајмљивање простора. Преговара јасно све детаље и уверите се да су у споразуму. На пример, ако су се сложили да је завршно чишћење просторија од стране власника, ставка треба да буде у уговору.

Како да објави догађај о томе што је могуће више људи?

Дајте му име и лого. Нека дизајнер ће привући постере и развој корпоративног идентитета. Направите једноставан сајт са информацијама о догађају - на пример, тилда.

Послати саопштење за штампу са информацијама о догађају, шта, када и где провести, ко су организатори, партнери и заинтересоване стране. Покушајте да каматних новинарима. Немојте писати превише осушити и доставља саопштења специјализованим медијима - они који имају исти циљану публику као догађај. Контактирати уредништво на већини сајтова може се наћи у јавном домену.

Немојте заборавити на промоцији у друштвеним мрежама. Направи састанак у Фацебоок, «ВКонтакте" и страницу догађаја у Инстаграм. Рун циљано оглашавање и приказује исправно поставити: требало би да покаже само своју циљну групу на буџет оглашавања није пропадне. Питајте велике урбане заједнице и блогере да разговарамо о догађају на својим страницама. Ако нисте добри у СММ, прочитајте blog "Нетологии" - има много корисних материјала за промоцију у друштвеним мрежама.

Све је спремно. Нешто што треба да обезбеди?

Будите потпуно припремљени. На организатора увек треба да буде напуњен са телефоном и интернет конекцијом, пуњач батерија, лаптоп замену, продужни кабл, ХДМИ адаптера за све Могући конектори, налепнице, траке, неколико упаљачи, канцеларијски нож, лепљива трака и лекови против болова у случају бол глава.