10 савета који ће вам помоћи да ефикасно радите од куће

1. Направите јединствени радни простор за све запослене

Не преносите ово на подређене, иначе ће се устаљени процеси претворити у хаос када запослени не виде међусобни рад и не разумеју ко је за шта одговоран. Као резултат, основни задаци су инхибирани, радници губе ангажман, а ефикасност рада тежи нули.

Ево минималног скупа алата који би вам могли бити корисни:

• Менаџер задатака. Погодно је помоћу њега постављати задатке, надгледати оптерећење одељења и сваког запосленог.
• Општи календар. Помоћи ће вам да водите распоред одмора и слободних дана, а такође планирате важне догађаје као што су телефонски позиви са клијентима или колегама, тако да не морате лично да подсећате учеснике састанка на њих.
• Гласник за решавање хитних питања. Можете да направите опште ћаскање за целу компанију и мање собе за ћаскање за појединачне тимове и пројекте.
• Складишта података у облаку и решења за документе. Биће корисни за сарадњу током позива, а дељење везе је лакше од слања докумената и тешких датотека поштом или у мессенгеру.

2. Будите у контакту са онима који раде од куће

Рад на даљину није разлог да заборавите на дисциплину и пређете на слободан распоред, када се време за радне активности додељује по принципу „Урадићу, али онда“. На генералној скупштини реците запосленима о новом формату рада и поставите границе радног дана: на пример, од 9 до 18 сати, сви би требало да буду у контакту, а на одмор морате упозорити најмање пар дана.

Иако сви радите на даљину, и даље сте један тим. Делите вести компаније, редовно (најмање једном недељно) причајте о извршеним задацима и новим плановима, јавно прослављајте успех одељења. На крају, не заборавите да својим запосленицима честитате рођендан. То ће помоћи у одржавању тимског духа, а подређени се неће осећати заборављено и препуштено својој судбини.

3. Унесите правила за ћаскање

Разговори су прикладно средство, али имају своје недостатке. Стални ток порука одвлачи пажњу као и брбљање комшија у канцеларији, па има смисла разликовати комуникацију и започињати одвојене разговоре за хитна питања и све врсте разговора, не релевантне. И ово ћаскање се може мирне савести прикрити и поново прочитати по завршетку радног дана.

Не користите ћаскање за решавање сложених проблема када требате добити мишљење свих чланова тима. На излазу ћете примити пуно порука, али нећете доћи ни до једног решења које свима одговара. Боље је да се договорите око позива, а у ћаскању забележите са чим сте завршили.

И покушајте да не стварате непотребну буку: не делите једну поруку на десетак попут „Здраво. Ево га. Задатак је нов “. Поштујте туђе време и не приморавајте саговорника да га непрестано ометају упозорења.

4. Редовно упућујте видео позиве тиму

Прво, помоћи ће вам да задржите пулс и прерасподелите оптерећење ако је један запосленик загушен задацима, а други пати од празног хода. Друго, то је добар алат за праћење расположења подређених: уосталом, кратке поруке у четовима не преносе интонацију, а током личног разговора можете сазнати шта кога брине.

Не звоните за емисију. Планирајте садржај сваког разговора, унапред обавестите све учеснике о томе о чему ће се разговарати и као резултат тога створите протокол састанка: шта су одлучили, који су задаци постављени и ко је одговоран за њихову реализацију. Не морате да зовете сваке недеље да бисте пратили како компанија ради. Запослени могу само редовно да комуницирају са својим менаџерима и они ће вам већ извештавати.

5. Саставите јасан распоред рада

Сваки запослени треба да има приступ свим информацијама које су му потребне током рада. Ово је посебно важно за почетнике: потребно их је ажурирати, а адаптација на удаљеној локацији може трајати дуже него код комуникације уживо у канцеларији. Да бисте спречили да се нови запослени изгуби у протоку информација, доделите му кустоса који ће моћи да одговори на сва питања о томе како функционишу живот и рад компаније.

У идеалном случају, база знања о раду компаније треба да буде уређена на такав начин да, чак и ако се кључни запосленици разболе или оду на одмор, процеси не застану. Створите документе који детаљно објашњавају шта треба радити у типичним радним ситуацијама и учините их јавно доступним.

6. Снимите све задатке у задатке

Ово правило треба примењивати не само током принудног уклањања. Не ослањајте се на усмене договоре: ако нема постављеног задатка, неће бити резултата.

Ево једноставних правила помоћу којих ће се задаци решавати ефикасно и на време:

• Јасно одредите свој задатак. Не приморавајте подређене да се играју видовњака или изговарају додатне информације речју. Запослени мора одмах да схвати шта се од њега жели.
• Именовати одговорне и извршитеље. У супротном, постоји ризик да подређени бескрајно бацају задатак један на другог, а као резултат тога, нико га неће извршити.
• Одредите рокове. Задатак који треба обавити „једног дана“ највероватније никада неће бити завршен.
• Одговорите на питања и дајте повратне информације. То ће изградити поверење у ваш тим и повећати вероватноћу успешног извршења задатка.

7. Аутоматизујте рутинске процесе

У канцеларији је све једноставно: ако треба да напишете пријаву за одмор, запослени одлази у ХР, узима готов образац, попуњава га и даје на потпис. У самоизолацији се уобичајена питања претварају у проблем: један запослени жели да искористи слободно, а други хитно морате да потпишете рачун за плаћање, потребан вам је потпис менаџера, али нема где да га узмете - не код куће иди.

Излаз је само један: потражити начине за напуштање папирологије и сав рад са важним папирима пребацити у електронски облик.

8. Створите јасан и транспарентан систем управљања

Можда ће вас преплавити сумње да запослени раде било шта код куће, а не раде. Наравно, контрола је неопходна, али важно је одржати здрав разум. Ако стално подвлачите подређене и питате како стоје ствари са њиховим пројектима, они неће радити брже, али ће се напетост непрестано накупљати, што ће пре или касније резултирати сукобом.

Договорите се са шефовима одељења да ће сваког јутра од запослених прикупљати информације о тренутном оптерећењу и по потреби вам их преносити. Не контролишите процес, већ резултат. Дакле, велики пројекти могу се поделити у неколико фаза са јасним резултатом и временским ограничењем како би се решили настали проблеми чим дођу.

9. Пренесите своје одељење продаје на ЦРМ

ЦРМ је аутоматизовани систем управљања односима са купцима. Једноставно речено, ово је посебан софтвер који бележи све контакте са клијентом од првог позива до продаје.

На удаљеној локацији, ЦРМ постаје прави спас за одељење продаје. Омогућава вам да минимизирате људски фактор: менаџери неће запасти у рутинске операције, неће заборавити појединачних клијената и увек ће бити свесни у којој је фази свака трансакција и која треба да буде следећа Корак. А менаџер може да прати учинак сваког специјалисте и, ако је потребно, прерасподељује радно оптерећење.

10. Комуницирајте са купцима путем ЦРМ-а

Ситуација: фиксни телефон је остао у канцеларији, али некако је потребно разговарати са клијентима. И контролисати комуникацију такође - иначе ће бити тешко разумети зашто је пропао обећавајући договор. ЦРМ са уграђеном телефонијом ће вам помоћи: омогућава вам повезивање не само канала за гласовну комуникацију, већ и ћаскања на веб локацији и у тренутним гласницима. Погодно је одговарати на писма и поруке директно у ЦРМ-у, а читава историја интеракције са клијентом одмах пада на његову картицу.