Како заказати састанке како би били ефикасни
мисцеланеа / / September 07, 2021
Не губите време.
Можда вам се не свиђају састанци, али их ипак морате одржавати. Ово је битан део радног процеса у било којој компанији. Један од начина да састанци буду кориснији и бржи је да их пажљиво закажете. Књига Олге Демианове, доктор економских наука, „Брзи и ефикасни састанци. Од припреме до постизања жељеног резултата. "
Уз дозволу издавачке куће "Алпина Про", Лифехацкер објављује одломак из другог поглавља.
Сами састанци нису проблем. Они су чак неопходни и представљају управљачки атрибут моћи. Морате се ослободити продужених бескорисних и неефикасних окупљања.
Најчешћи типови састанака:
- недељно;
- стратешки;
- радници;
- извештавање;
- планирање састанака;
- браинсторминг;
- пословни разговори и састанци;
- брифинга.
Све ове врсте могу се груписати у четири главне групе:
- по трајању: брзо (до 30 минута) и продужено (више од 1 сата);
- по броју учесника: до 10 људи или више;
- према намени: радни, политички и информативни;
- по времену: планирано и непланирано.
Заказивање састанака Потребни атрибути
Шта планирати:
- циљеви;
- дневни ред;
- списак позваних;
- распоред;
- информативни материјали;
- одговоран за чување протокола;
- прописи представе.
Пре свега, вођа мора размотрити циљеве састанка. Ово је полазна тачка за дневни ред и списак учесника, време и прописе.
Главни циљеви састанака:
1. Нове информације - за информативни састанак:
- важне вести и промене политике;
- дискусија о плановима и стратегијама;
- краткорочно предвиђање;
- презентација нових производа и приступа;
- расправа о буџету;
- кадровска питања.
2. Праћење догађаја и доношење оперативних одлука - за редовне састанке:
- главни ризици и потешкоће;
- параметри за процену напретка;
- процена кључних процеса и неопходних промена;
- дискусија о томе шта се дешава: шта иде добро, шта је потребно побољшати;
- кључне лекције и резултати акција;
- координација напора;
- комуникације.
3. Мотивација - креативни састанци, развој нових приступа и тимски рад:
- мотивација за акцију;
- колективно одлучивање;
- поштујући индивидуални и колективни успех.
Дакле, сврха утиче на врсту састанка и модел за његово организовање. На пример, брифинг сесије се разликују по броју учесника и дужини трајања. Редовни су планске природе, бржи су у времену и са ограниченим бројем учесника. Креативни састанци захтевају посебну припрему: организовање намештаја (обично одвојени столови), чај, кафа и неформална атмосфера; не захтевају придржавање кодекса облачења.
Еисенховер -ова матрица за рангирање питања за састанке
Мора се запамтити да је састанак платформа на којој се доносе важне одлуке и превазилазе проблеми. Еисенховер -ова матрица је поље где се прикупљају сви проблеми и питања. Они су рангирани по важности и хитности.
Хитно | Не жури | |
Важно | А. | Б |
Нема везе | Ц. | Д. |
Квадрат А: важна и хитна питања
Квадрат важних и хитних ствари треба да буде празан или мали. Ово ће значити да сте испунили датум доспећа. Ако има много таквих случајева, то је знак неорганизованости. Примери случајева који се могу квадрирати:
- случајеви који се директно односе на ваше функционалне дужности и утичу на ваше ефикасност;
- случајеви чији неуспех може створити проблеме;
- питања везана за здравствену и психолошку климу у тиму;
- питања која утичу на сигурност тима;
- случајеве, чије резултате треба ускладити или представити вашем руководству.
Квадрат Б: важна, али не хитна питања
Када задаци или ствари немају хитност и нема специфичности када се морају извршити, именује извршитељ сам тајминг. Овај квадрат укључује све ствари које се односе на вашу функционалност у предузећу, ствари на којима радите редовно, а њихова примена је по правилу везана за општи распоред у предузећу (на пример, припрема завршног извештавање). Истраживачки задаци који захтијевају одређено вријеме могу се приписати таквим случајевима, али износ трошкова рада је нејасан до тренутка завршетка. Задаће првог и другог квадрата треба стално пратити, па је стога препоручљиво укључити их у дневни ред састанака.
Квадрат Ц: хитна, али неважна питања
То су сметње. Често се једноставно мешају у фокусирање на важне задатке и смањују ефикасност. Увек се сећајте својих циљева и научите да правите разлику између важног и споредног.
Вреди ући на овај трг:
- наметнуо неко са стране састанка или преговарање;
- дискусија о питањима која могу решити подређени;
- дискусија о пословним питањима;
- дискусија о апстрактним темама.
Квадрат Д: питања која нису хитна и неважна
Случајеви у овој категорији вас не промовишу у пројектима, али вас одвлаче од рада на њима.
- не доносе никакву корист;
- корисно је не бавити се њима уопште;
- Љубитељи времена.
За сваки циљ, вођа ставља следећа питања:
- Ко има информације и знање о питању које се разматра?
- На чије интересе ово питање утиче?
- Од кога зависи одлука?
- Ко треба да зна информације о којима ће се расправљати?
- Ко ће спровести донете одлуке?
Приликом заказивања састанака пројекта можете користити методологију 99/50/1.
Лидер организује састанке на три важне тачке у пројекту:
- на почетку - уронити све учеснике у темпо пројекта и за тимско грађење групе;
- у средњој фази - за дискусију о резултатима обављеног посла и даљим прилагођавањима, ако јесте неопходно;
- на циљу, када преостаје да се реализује 1% укупне запремине - ради прелиминарног сумирања.
Ово време ће вам помоћи да боље искористите своје време на састанцима.
Дневни ред
Дневни ред је план задатака које треба решити на састанку. Потребно је јасно дефинисати време за сваки говор, доделити посебно време за дискусију и повратне информације од свих учесника.
Приликом планирања времена вашег састанка важно је узети у обзир следеће:
- значај тачке дневног реда;
- временско ограничење за свако извођење;
- паузе ако је потребно;
- 20% времена за додатне важне информације.
Дневни ред се шаље свим учесницима састанка.
Дневни ред са утврђивањем времена и специфичностима говора
Дневни ред:
- Резултати рада на закључивању уговора. Иванов И. (15 минута).
- Проблеми у транспорту залиха. Петров И. (15 минута).
- Резултати и планови рада на пројекту. Сидоров Т. (20 минута).
Почетак у 11:00.
Завршетак у 12:15.
Морате се обучити да имате брзе и ефикасне састанке!
Ваше временске смернице:
Важно и хитно | 12 минута |
Важно и није хитно |
24-36 минута Хитно и важно: 12 минута - овде функционише Паретов принцип: 20% времена ствара 80% резултата, са просечним састанком од једног сата (60 минута), најпродуктивније време је 12 минута (20% од 60 минута). Важно и хитно: обично планирано. Ефективно време за такве састанке је 24–36 минута. Овде функционише метода 60/40, према којој, приликом састављања дневног плана, 40% времена треба оставити слободним, 60% издвојити за планирани рад, укључујући 20% - за „непредвидиве“ и 20% - за оне који настају спонтано или постану пратећи. Са просечним временом састанка од једног сата (60 минута), време за планиране важне, али неодложне ствари је 24–36 минута (40–60% од 60 минута). |
Неважно и хитно | Делегација и контрола путем телефона и других средстава комуникације, не више од три минута за контролу. |
Неважно и нехитно | Делегирање и контрола од стране управе, не више од једног минута по делегацији. |
Списак позваних
Оптималан број учесника на брзим састанцима је 5-7 особа. Прихватљиво је 8 до 12 особа ако вођа састанка има способности фацилитатора.
За генерисање идеја, постављање циљева и летење, идеална композиција није више од 15 људи.
У Гоогле -у постоји неизговорено правило - максималан број учесника није већи од 10.
Амазон има правило за две пице: на састанку би требало да буде онолико људи колико можете да нахраните две пице.
Постоји правило 8-18-1800:
- не више од 8 људи - решавање радних питања;
- не више од 18 - браинсторминг, колективно решавање проблема;
- до 1800 људи - информације и могућност комуникације.
Студија Баин анд Цомпани каже да у групама за доношење одлука додавањем више од седам учесника резултира око 10% мањом ефикасношћу.
Непосредно одговорна лица дужна су да учествују на састанцима.
Аппле поред сваке ставке састанка наводи име одговорне особе. Дакле, сваки запослени има јасно подручје одговорности у оквиру додељеног задатка.
Ако често организујете састанке, ова књига ће вам свакако добро доћи: Олга Демјанова предлаже студирање 16 техника и четири алата за побољшање ефикасности свих који су укључени у ове састанке.
Да купим књигу
Прочитајте такође🧐
- Како састанке учинити продуктивнијим
- 3 савета да састанке увек завршите на време
- Лифе хацк: како избећи бескорисне састанке са Зоом -ом
Продаја иПхоне -а почела је на АлиЕкпресс -у: 11 модела са попустима до 22 хиљаде рубаља