Како да ефикасно користе ауто-одговора на е-маил

Мадден да ли ауто-одговора на ваша писма у стилу "Добро, у овом тренутку не могу да одговорим на ваше писмо." Посебно када се сва светла и одговор потребни "јуче". Ови одговори изазвати иритацију код људи и других негативних емоција, и разлога зашто не могу сада одговорити на захтев, они апсолутно не занима.

© фото

Да би се још једном да се не нервира људе, јер их разумевање и можда осмех, мало могу да измене стандардне одговоре.

Избегавајте очигледно

За почетак, почните са одговором, што је више нервирају и све оно што не треба да се користи.

Добио сам твоје писмо. Прво, то није сасвим тачно. Јер је писмо је пао у своју кутију, али ако сте га видели или прочитали - то је друго питање. Ако не прочитате, онда или игноришу, или имате преча посла. И зато је још више нервира.

Прочитао сам твоје писмо у најкраћем могућем року. Оставите такви одговори су веома ризична. Прво, свака особа има свој идеја рок "најкраћем могућем року". Друго, остављајући следеће одговоре свакоме ко вам шаље писмо у топлим периодима свог рада, оставите људи се надају да ће добити одговор на то "што је пре могуће." Одговорите на многа писма том периоду је једноставно нереално. А људи су увређени, нервира и љути.

Хвала за поруку. Љубазношћу - То је добро. Али, каква је корист од твојих "хвала" ако и даље не одговара на писма? Људи узимају времена да ти напишем писмо, а заузврат добила стандардну писмо захвалности и мира. Испоставило се да не само да не одговори на њихове писма, али се показало да је веома неискрено.

Очекујте одговор у року од 24-48 сати. Ова реакција је мање иритира и може бити корисно, јер је човек указује на одређено време. Али, ако знате да још увек немају времена, боље је да одбије такав ауто-одговор или изаберите неки други пут - мање него јасна. као што су "очекују одговор у року од 3-5 дана."

Покушајте да пробуди у човеку доброћудан

То је, изабере одговор који не би изазвати иритацију и оставити особу у добром расположењу. Ти не би требало да користите аутоматски одговор, ако нисте били толико напуњен са радом. То је због тога и треба рећи да у поруци. Да људи схвате да не могу одговорити, не зато што су превише лењи или не занима шта је ту написано. А јер имате добар разлог за то.

Напиши нешто слично - "У овом тренутку веома сам заузет и немају времена да процесуирају порукама. Али, чим будем могао да одговорим на ваше писмо. Хвала на стрпљењу и разумевању. "

На крају, ако је одговор толико важан, та особа може једноставно звати и сазнати све што је потребно, за минут.

Користите хумор

Хумор на месту и на заиста помаже изглади ситуацију. Понекад један осмех, и одједном падне на своје место, а фрустрације и бес нестати. Покушајте да га користите у ауто-одговор. Само се сетите овде да свако има смисла за хумор и неке одговоре не може да изгледа толико смешно. Стога, шали се лако и на општим темама.

Ово може бити нешто као: "Ја сам покривен са лавином рада. Чим ће бити завршен рад спасавање на ме копање из рушевина, ја ћу прочитати ваше писмо и одговорите на њега ", итд

Краткоћа - сестра талента

Ауто-одговор не би требало да буде јако дуго (или је једноставно није прочитао до краја, уз такође одузети време људски, који се очекује нормалан одговор у случају) и, у идеалном случају, састоји се од три тачке:

1. Ово писмо је ауто-одговор.
2. Разлог зашто је послат на ову поруку.
3. Даље акције примаоца писма. На пример, ви сте на одмору, и током тог периода замене тако-и-тако, у сва питања се односе на то: име и контакт детаље свог заменика.

Ако сте приступ овом проблему креативно и правилно писати све што аутоматски одговор више неће прималаца нервирам. Поготово ако си отишао тамо људске контакте, који је у вашем одсуству решава све проблеме.

Додатни савет

Кевин Росе је, чији је поштанско сандуче се напуни невероватан број маилова сваког дана, поставке мењати, и створио "банкрот филтера." Понекад, упркос нашим напорима, недостаје нам важне поруке. Кевин стога предлаже да се створи аутоматски одговор који шаље такву поруку после две недеље:

"Ваша е-маил (адреса) није отворен у року од 14 дана. Како би се смањила на минимум акумулацију е-поште, она је стављена у архиви. Ако ипак желите да добијете одговор, једноставно притисните «Одговор» (одговор) и ваша порука ће аутоматски бити постављен у приоритетом. Хвала. "

Ово свакако није највише љубазан одговор, али ако се не баве извештајима да вас преплави, може да помогне много. Прво, ви дати особа зна да је његово писмо није избрисана или прочитао и без одговора; друго, ако је то важно за њега, он ће поново подсетити на себи слањем поруке у реду да чита; и на крају, треће, ти се извиним за оно што није имао времена да прочита писмо.