10 начина да свој радни календар учините што ефикаснијим
мисцеланеа / / June 14, 2022
Узмите слободно време да бисте решили проблеме и одустаните од управљања временом.
Које успешне дуете познајете? Бетмен и Робин, чипс и фудбал, Оливије и Нова година. Знате шта још одлично иде заједно? Ваш календар и продуктивност. Озбиљно, покушајте да побољшате само једну ствар без побољшања друге - мало је вероватно да ћете успети. Ево неколико начина да свој радни календар претворите у ефикасан алат за постизање ваших циљева.
1. Закажите одмор да бисте решили проблеме
Свако има нерешене задатке које треба да заврши или пројекте које треба започети како би изградили, на пример, посао својих снова. Али ретко налазимо времена за све ово.
Једноставна формула ће помоћи у решавању проблема: време × максимална концентрација на један задатак. Ако нема довољно времена, онда је потребно још више повећати концентрацију. А за ово морате уклонити све сметње.
Почните тако што ћете се питати шта треба да научите да бисте напредовали у каријери. Највероватније ћете смислити неколико веома великих задатака које је тешко преузети у недостатку слободног времена. И ту долазимо до најважније ствари - одмора за решавање важних задатака и проблема. Ево како да то организујете:
- Одвојите 2-3 дана или било које друго време у свом календару које ће вам помоћи да остварите значајан напредак.
- Додајте још један дан. За шта? Већину времена прецењујемо своје снаге.
- У овом тренутку се потпуно фокусирајте на задатак.
Третирајте овај период као нормалан одмор. Завршите све текуће радне пројекте унапред. Упозорити купце или колегамада ових дана нећеш бити у канцеларији. Укључите аутоматски одговор у својој пошти тако да вам ништа не смета. Мултитаскинг и друштвене мреже такође су строго забрањени. Ваш задатак је да се фокусирате на рад и напредак.
2. Распоред годину дана унапред
Планирање целе године унапред звучи као монументалан задатак. Осим тога, немогуће је тачно предвидети шта ће се догодити у будућности. Наравно, све су то веома добри аргументи. Међутим, дугорочни план може бити кључ за добро управљање временом.
То не значи да се од вас тражи да запишете сваки минут наредних 365 дана. Додајте само најважније у свој календар: редовне састанке, састанке, рођендане, годишњи одмор, путовања, догађаји и задаци који се понављају. Овај приступ ће помоћи у смањењу нивоа стреса и осигурати да сваки дан радите на заиста важним стварима.
3. Креирајте своју савршену недељу
Сада када имате свој општи план, време је да мало сузите ствари планирањем своје недеље. Ово се може радити сваке недеље.
Лечити планирање како распоредити буџет, само у овом случају треба да издвојите своје време. И, као и код новца, прво ћете га „потрошити“ у свом плану, записаном на папиру.
Такође можете смислити теме за сваку недељу – велике задатке на којима ћете радити наредних 7 дана.
4. Поједноставите свој дневни распоред
Нема смисла правити сложен и дуг план, напротив, што једноставније то боље.
Неки људи користе шему према којој треба да истакнете три главна задатка дана. Ово може бити ефикасно, али овај метод такође има неколико празнина. На пример, можете изабрати погрешне задатке. Или је погрешно одредити време које ће бити потребно да се они заврше. Поред тога, други случајеви се увек могу изненада појавити, шта да радите са њима?
Лако је смислити једноставан, али ефикасан план. Гледајте на бистро дневно распоредСлика дана: Дневни распоред Бенџамина Френклина / Атлантик један од оснивача Сједињених Држава, Бенџамин Френклин. Било је места чак и за добре навике.
- Укључите се у дан: туширање, доручак, лични задаци, припрема за посао (3 сата).
- Јутарњи задаци (4 сата).
- Анализа текућих пројеката и ручак (2 сата).
- Дневни задаци (4 сата).
- Вечера, одмор и крај радног дана (4 сата).
- Дреам (7 сати).
Овај распоред можете користити као шаблон, а затим га допунити сопственим задацима.
5. Имајте на уму циркадијалне ритмове
У сваком од нас постоји посебан „сат“ који распоређује енергију током дана. Ово су циркадијални ритмови. Они подржавају основне функције у нашем телу, као што су спавање и будност. Ако сте икада путовали у град или земљу са другом временском зоном, онда вероватно разумете колико је тешко прилагодити се другачијем ритму.
Исто важи и за радни календар. Покушајте да распоредите задатке у њему у зависности од циркадијанских ритмова: најважније је да планирате подне или 18 сати, најлакше - рано ујутро, 15 или касно увече. А најбоља ствар је да пратите ниво активности током дана. Можда ћете бити продуктивнији у поноћ него у подне.
6. Паузе
Многи од нас погрешно верују да су паузе губљење времена. На крају, тих 15-20 минута боље је потрошити на важне задатке.
У ствари, овај приступ продуктивности је одавно застарео. Штавише, редовне паузе могу знатно побољшати ефикасност. Али и њима треба приступити одговорно.
Закажите паузе унапред, најбоље у складу са циркадијанским ритмовима, и одредите како ћете проводити слободно време. На пример, прошетати на отвореном или вежбајте у теретани.
Главна ствар је пронаћи златну средину. Остало не треба злоупотребљавати, али рад без престанка неће вам донети задовољство. Подесите тајмер за своју паузу и третирајте је као још један важан састанак или задатак.
7. Престаните да користите управљање временом
Можда звучи контрапродуктивно, али истина је да је време готово немогуће контролисати. Дакле, морате се фокусирати на оно што можете контролисати. Да бисте побољшали себе и свој календар, обратите пажњу на неколико области:
- Енергија. Уместо да пролазите кроз нове изазове, направите паузу када сте уморни. Тако враћате енергију и повећавате ефикасност.
- Приоритети. Ставите их у свој календар и прво радите на приоритетним задацима. Не трошите енергију на задатке који се могу делегирати, померити или игнорисати.
- Мозак. Неуропластичност је способност мозга да ствара нове и обнавља изгубљене неуронске везе. Што чешће вежбате одређене задатке, то вам постаје лакше да радите на њима.
- Душа. Уклоните непотребно смеће из свог календара, као што су задаци који су премали, и фокусирајте се на најважније.
- Фоцус. Овде је другачије технологије. На пример, Помодоро - 25 минута рада и 5 минута одмора. Или правило 52/17 – 52 минута рада и 17 минута паузе. Ово ће задржати вашу пажњу током дана.
- Емоције. Негативна искуства не само да ометају, већ и исцрпљују. Додајте забавне активности у свој календар и одвојите време за бригу о себи. На овај начин можете избећи сагоревање.
8. Натерајте себе да промените задатке
Да бисте се мотивисали, укључите подсетнике за календар на свом паметном телефону или чак поставите обичан кухињски тајмер. Главна ствар је да вас звук не нервира, већ нежно наговести када је време да пређете на следећу ствар. Ово ће вам помоћи да се држите свог распореда без одвајања од претходних задатака.
9. Не плашите се простора
Ако пажљиво планирате ствари, вероватно ћете приметити празнине у свом календару. И ово је апсолутно нормално. У оквиру разумног, наравно. Ако постоји пауза од два сата између задатака, вреди размислити, али пауза од 30 минута је сасвим природна. За то време можете се припремити за нови састанак, решити хитне ствари, завршити тежак задатак, медитирати, урадити неколико вежби истезања или проценити свој напредак за дан.
10. Избегавајте узорке
Електронски календари подразумевано издвајају стандардни сат за сваки задатак, али ово није најбољи изум. Много је ствари које се могу урадити за 30 минута. А најважније информације са радног састанка лако могу стати у 15 минута.
Не ослањајте се на стандарде – одвојите онолико времена за рад колико вам је заиста потребно.
Прочитајте такође🧐
- 15 функција Гоогле календара које треба да користите у потпуности
- Зашто је календар бољи од листе обавеза
- Календар који ће све ставити на своје место у животу