Лични канбан: како да поједноставите свој професионални живот помоћу табле са задацима
мисцеланеа / / April 03, 2023
Једноставан метод ће вам помоћи да поједноставите нагомилане задатке.
Познати писац и професор рачунарства на Универзитету Џорџтаун, Кал Њупорт, написао је књигу Нови принципи пословне комуникације. У њему говори о томе како смо дошли до културе сталне комуникације и како она утиче на нашу продуктивност и ментално здравље. Уз дозволу издавачке куће МИФ, објављујемо извод из петог поглавља. Реч је о томе како ефикасно решавати радне задатке користећи Канбан таблу.
Џим Бенсон је много размишљао о томе како да оптимизује рад на интелектуалном пољу. Његова консултантска фирма Модус Цооперанди специјализована је за развој јединствених процедура које ће помоћи радницима да ефикасније раде заједно. Бенсон је раније радио на развоју софтвера и добро је упућен у технике агилног управљања. Вероватно зато у свом раду често користи табле са задацима. […]
Али када је у питању лична продуктивност, Џим Бенсон је постао познат по танкој књизи коју је сам објавио 2011. Зове се Персонал Канбан и нуди примамљиву перспективу: можете користити технике агилног управљања које помоћи тимовима запослених да имплементирају сложене пројекте како би се носили са замршеним сплетом одговорности у својим индивидуалним професионалним живот.
Идеје иза књиге су прилично једноставне. А Бенсон их је укратко описао у петоминутном видеу који је поставио на веб страницу књиге. Аутор стоји поред велике свеске постављене на штафелај. Средиште листа испуњава разнобојним самолепљивим папирима. Они представљају наша сопствена очекивања, као и очекивања рођака, пријатеља, колега и шефова. „Сви ови задаци се спајају у једну груду у нашим мислима и сваки пут када размишљамо шта да преузмемо, откинемо комадић од ове груде“, објашњава Џим. Да бисмо то урадили, морамо да прођемо кроз ову гомилу задатака и пажљиво их анализирамо како бисмо одлучили шта даље. „Задатак није пријатан“, сумира Бенсон.
Персонал Канбан нуди решење: структурирајте овај скуп информација помоћу личне табле задатака. Бенсон мисли да би требало да постоје три колоне. Први се зове Могућности. У њега, користећи самолепљиве листове, уносите податке о својим обавезама. Сваки летак садржи информације само о једном задатку. „А сада се кошмарни низ послова претвара у уређену структуру која изгледа лепо.” Друга колона се зове „У току“. Тамо померате листове који одражавају задатке на којима сте почели да радите. Кључна ствар у вези са овом колоном (а ово је тајни састојак Канбан система у целини) је да можете истовремено радити на строго дефинисаном броју задатака. На језику овог система, ово је „ограничавање броја радова у току“. У свом видеу, Бенсон каже да не ради на више од три задатка истовремено. Како објашњава, ако уместо тога одлучите да преузмете десетак различитих задатака одједном, онда ће све завршити у „потпуном хаосу“. Он убедљиво тврди да не треба да се ухватите за све одједном: посветите пуну пажњу две-три ствари и преузмите нови задатак тек након што завршите претходни.
И тако смо се логично приближили рубрици „Готово“. Када се посао заврши, летак се креће тамо. Теоретски, ова колумна уопште није потребна, али Бенсон сугерише да психолошко уздизање које доживљава особа, померајући парче папира из колоне „У току“ у колону „Готово“, постаје моћан стимуланс фактор. У годинама откако је објављена Бенсонова књига, систем је стекао хорде обожаватеља. […]
Табла задатака је невероватно ефикасан алат не само за координацију рада различитих тимова, већ и за структурирање рада појединачних запослених […].
Већ сам рекао да сам и сам користио ову идеју као професор. Као дипломирани студент на одсеку за рачунарство у Џорџтауну, организовао сам свој рад користећи Трелло плоче. Моја табела је изгледала као Бенсонов стандардни шаблон, са колонама „У току“ и „Готово“. Као и многи љубитељи личних Канбан система, креирао сам своје колумне за те задатке које желим да испуним, али тренутно нисам активно ангажован на њима (касније ћу о томе више). Сваког понедељка сам проучавао информације на табли, померао карте и одлучивао на чему ћу радити те недеље. У данима који су уследили, често сам проверавао таблу да видим шта могу да урадим током времена које сам одвојио за обавезе у постдипломским студијама. Чим су стизали нови захтеви - у виду мејлова, телефонских позива или, као што је често случај, питања су прошла поред моје студентске канцеларије - одмах сам записао податке на картице и поставио их на таблу да радим на овим тренуцима Касније.
Без табле са задацима у мом универзитетском раду, зависио бих од комуникације у стилу. хиперактивни кошнички умТок посла који се фокусира на текућу комуникацију и подстакнут је случајним током поруке достављене путем дигиталних средстава комуникације као што су е-пошта и гласници.. Као резултат тога, заглавио бих у тромој преписци са многим људима - из дана у дан. Постао бих типична жртва хиперактивног ума у кошници: неко ко се не растаје од лаптопа ни за шта један састанак и никада није пустио телефон док је шетао кампусом покушавајући да обави хиљаду ствари у исто време. Другим речима, без овог система мој посао би био прави пакао. Уз помоћ табле са задацима успео сам да значајно смањим потрошњу ресурса. Информације о предстојећем раду су постављене на табли, структурисане, а ја методички извршавам задатке у времену предвиђеном за то. Због тога сам, као што сте можда претпоставили, постао снажан заговорник коришћења табли задатака не само за организацију рада тима, али и рационализацију професионалног живота појединих запослених, суочавати се са умног рада.
Да бисмо вам помогли са овим задатком, ево неколико примера најбоље праксе који ће вам помоћи да извучете максимум из табли задатака.
1. Користите више плоча
Многи заговорници личног Канбана користе само једну таблу за организовање својих професионалних задатака. Препоручујем мало другачији приступ. Имајте посебан одбор за сваку улогу коју обављате у професионалном пољу. Тренутно сам универзитетски професор у три веома различите улоге: истраживач, наставник и дипломирани студент. За сваку од ових улога основао сам посебну таблу. Дакле, када анализирам своју наставну активност, не ометају ме неповезани задаци у области истраживања или рада са дипломираним студентима. Као резултат тога, не морам да прелазим између различитих активности и брже решавам радне проблеме.
Такође сматрам да је понекад корисно имати засебну таблу за велике пројекте (рецимо, оне за које је потребно више од две недеље да се заврше). На пример, не тако давно сам председавао великом научном конференцијом. Ова позиција подразумевала је решавање бројних задатака. Зато сам одлучио да би било лакше направити засебну таблу, чији се подаци не би преклапали са другим областима мог професионалног живота. Када је овај пројекат завршен, плоча ми више није била потребна.
Наравно, можете радити само са ограниченим бројем плоча како задатак не би постао неодољив. Из тог разлога, мислим да је добра идеја имати посебан одбор за сваку професионалну улогу и сваки велики пројекат. У овом случају, већина људи ће имати две до четири плоче са којима се лако може радити. Напротив, ако имате десет плоча, ресурси потребни за пребацивање између њих ће надмашити било какву корист од структурирања задатака.
2. Имајте редовне сесије један на један за анализу информација
Када смо говорили о таблама задатака за тимове знања, тврдио сам да је најбољи начин да се анализирају информације које садрже јесте да се одржавају редовни састанци. Исто важи и за вашу личну таблу. Ако желите да извучете максимум из ове алатке, сваке недеље одвојите време за анализу и ажурирање информација на табли. Током ових појединачних сесија, прегледајте детаље и померајте картице, ажурирајући статус рада по потреби. Процес неће дуго трајати. Ако то радите редовно, биће довољно 5-10 минута.
Немојте пречесто организовати такве сесије: дошао сам до закључка да је једном недељно довољно. Али немојте занемарити ову врсту активности. Ако то одлучите табла задатака није довољно добар метод за чување информација о вашим радним обавезама, онда ћете се вратити грозничавој преписци у духу хиперактивног колективног ума. Ставите информације о појединачној сесији у свој календар и схватите их једнако озбиљно као и све друге састанке и састанке. Прилагођене табле задатака могу вам много олакшати професионални живот, али само ако сте вољни да уложите своје време у рад са њима.
3. Додајте колону „Преговарање“.
Као шеф постдипломске школе, често морам да разговарам о радним питањима са неким од мојих колега: са деканом, са руководиоца дипломског програма и са још два професора који су у саставу комисије, коју И наслова. На својој табли задатака додао сам колону за сваког од ових запослених и назвао је „Разговарати на следећем састанку“. Чим се постави питање, од кога треба да добијем мишљење колегама, потискујем жељу да му пошаљем брзу е-пошту. Уместо тога, уносим информације о задатку у колону „Разговарајте на следећем састанку“.
Састајем се са шефом докторског програма сваке недеље у одређено време. Током нашег састанка разговарамо о свим питањима која су се појавила у овој колумни током протекле недеље. Што се тиче декана и чланова комисије, сачекам да буде довољно питања у рубрици Дискутирај и онда договорим састанак да се разговара о свему одједном. Овај приступ вам може изгледати превише једноставан, али је имао веома позитиван утицај на мој рад.
Замислите, на пример, да је за недељу дана било пет информативних картица у рубрици Разговарајте са Дином. Током састанка, који ће трајати 20-30 минута, са њим ћемо развити стратегију о сваком од ових питања. Када бих му сваки пут писао писмо, морао бих да водим пет дијалога истовремено током недеље. Као резултат тога, десет пута бих проверио своју е-пошту и изнервирао бих се што сам ометан са посла.
Ако желите да сведете на минимум бескрајне поруке и извучете максимум из појединачних табли задатака, ово је вероватно највреднији савет који вам могу дати. Редовни састанци могу заменити 90% ужурбане преписке. Само треба да пратите тачно о којим питањима треба разговарати. Уз помоћ табле са задацима, ово је лако урадити.
4. Додајте колону „Чека се одговор“.
Ако сарађујете на интелектуалном раду, понекад морате да паузирате рад на задатку док чекате да друга особа одговори на питање или информације које недостају. Ако сте направили личну таблу задатака, ова лепљива питања се могу лако пратити помоћу колоне Чека се одговор. Када преместите задатак тамо, означите на картици тачно од кога чекате одговор и шта ћете урадити када добијете потребне информације. Ово ће вам омогућити да останете на курсу док не будете имали моћ да утичете на ситуацију и да наставите да ефикасно радите када стигну потребне информације. Што је још важније, ставите нерешена питања на сигурно место и ослободите се основних ствари анксиозностда нешто није урађено.
Књига „Нови принципи пословне комуникације“ заснована је на пословним случајевима и најновијим истраживањима из области психологије и неуронауке. Из ње ћете научити како да систематски размишљате, шта треба учинити да се обнови радни ток у организацији, у тиму и за појединачне запослене и друге занимљиве ствари.
Купи књигуПрочитајте такође📌
- 5 ставова који разликују заиста вредне запослене од обичних
- 8 најбољих апликација за тражење посла
- Ко је сцрум мајстор и како то постати
Најбоље понуде недеље: попусти из АлиЕкпресс, Зарина, Буттон Блуе и других продавница