Стратешке сесије: шта је ово средство и ко може имати користи од њега

Шта су стратешке сесије

Стратешке сесије су формат састанка за руководиоце, током којих се разговара о плановима за развој компаније. Овај алат помаже:

• проценити тренутну позицију компаније, идентификовати њене предности и слабости;
• пронађите начине да избегнете проблеме или решите постојеће;
• дефинисати акциони план – конкретне кораке за постизање циљева;
• поставите мерила за мерење успеха.

Стратешка сесија је нека врста браинсторм. Дакле, на састанку разговарамо о проблемима и успесима одељења, постављамо циљеве за свако од њих, цртамо дијаграме и графиконе на интерактивној онлајн табли.

За ове сврхе, изабрали смо Миро. Овај алат вам омогућава да снимите мисли и идеје у визуелном формату. Истовремено, сви учесници сесије имају приступ њему са било ког места у свету и са било ког уређаја.

Након тога спроводимо тактичко планирање: шеф сваког одељења своје задатке разлаже на мање кораке.

Како водити сесију стратегије

Ево неколико корака који ће вам помоћи да се организујете.

Одредите учесталост састанака

Не постоје фиксни временски оквири за одржавање стратешких сесија. Неке компаније радије одржавају тромесечне састанке, док их друге могу одржавати сваких шест месеци или годину дана.

Дакле, можете подесити било коју учесталост састанака која вам одговара.

У нашој компанији стратешке седнице се одржавају једном у тромесечју. Онда прекршимо намеравано циљевима за неку врсту спринта. Да бисте то урадили, морате да одлучите које кораке ћете предузети да бисте решили велике проблеме, колико ће то трајати уопштено, која ће одељења бити укључена и колико ресурса имају.

Руководиоци затим разлажу задатке на нивоу одељења, ако је потребно. И после 3 месеца, проверавамо распоред.

Позовите праве људе

Кога ћете позвати на сесију стратегије зависиће од листе питања која треба да се реше. На пример, ако одржавате састанак да бисте разговарали о укупној пословној стратегији, требало би да позовете шефове одељења. Такође можете позвати менаџере пројеката који су одговорни за кључне индикаторе.

Ако је ваша стратешка сесија посвећена прегледу и дискусији неких података, вреди привући командакоји је прикупио ове информације и разуме њихов значај.

Изаберите датум и време који одговарају свима

Приликом постављања датума и времена, узмите у обзир мишљење свих. Избегавајте заказивање састанака са запосленима дан пре њиховог рока. Можда имају важан састанак. састанак или постоје горући задаци које не могу да одложе. Као резултат тога, можете их ставити у незгодну ситуацију.

Када дате датум, наведите колико ће сесија трајати. На пример, у нашој компанији цео радни дан је предвиђен за овај догађај. И у овом случају, важно је да правите паузе на време, дајући себи и колегама прилику да се опусте.

Поставите дневни ред

Дневни ред може укључивати важне теме, главне фазе седнице, питања о којима треба разговарати. Немојте му додавати велики број поена - боље је назначити главну тему. На пример, то може бити улазак на ново тржиште.

Одбацивањем непотребних питања, моћи ћете да останете фокусирани на главни задатак.

На крају стратешке седнице, обавезно поново проћи кроз цео дневни ред и консолидовати постигнуте договоре.

Замолите учеснике да се припреме унапред

Руководиоци треба да буду свесни тренутних индикатора одељења: нивоа оптерећења подређених, укупног обима задатака и тако даље.

Такође би требало да имају ажурне информације о томе како и када кључни индикатори - и краткорочно и дугорочно. Ако менаџери треба да разговарају о неким питањима и проблемима одељења, они такође треба да унапред припреме њихову листу.

Пре неких стратешких седница, можда би било корисно не само проследити дневни ред састанка, већ и припремити детаљан извештај о напретку који је постигнут на важним задацима. Можете сумирати циљеве и њихове повезане КПИ у табелама.

Организујте састанак

Током састанка, не само да треба да пређете на сва питања, већ и да пружите људима прилику да искрено говоре и изразе своје мишљење. Охрабрите учеснике да то учине, али покушајте да не прекидате друге и вратите се онима који су прекинути.

Често је ефикасније препустити вођење и контролу сесије домаћину (модератору). Ово омогућава директору да пређе у исту област са запосленима и пређе са праћења догађаја на активну интеракцију са менаџерима и решавање проблема.

Водите белешке током састанка

Морате да забележите главне тачке, идеје, податке, временске оквире и све друге важне информације о којима разговарате на сесији, јер ће то бити од користи у даљем тактичком планирању.

Свако одељење увек има разумевање колико је времена потребно да се изврши одређени задатак. Ово омогућава већ током сесије да се назначи индикативно услови.

Лидери обично прикупљају информације у току, али и општи извештај треба припремити након сесије.

У нашој компанији за ово је одговоран модератор. То јест, он не само да организује и надгледа састанак, већ и прави извештај о донетим одлукама.

Питајте за повратне информације

Захваљујући њему, можете видети различите тачке гледишта и сазнати шта колеге обратити посебну пажњу. И такође - да стимулише њихову интеракцију једни са другима.

Замолите учеснике да пишу о свим проблемима. Још боље, користите апликацију за анкетирање да бисте видели њихове одговоре у реалном времену. На пример, то могу бити питања у вези са општим осећањем ефективности сесије и разним организационим питањима, као и жељама за будуће догађаје.

За кога је овај алат?

Верујем да бизнис не може да постоји без планирање. Њима се увек треба бавити - без обзира на нишу и формат вашег рада.

Без сопствене стратегије, ризикујете да погрешно одредите приоритете или превидите проблеме одређеног одељења, што ће све утицати на крајњи резултат целе компаније. Као резултат тога, пре или касније, унутрашњи проблеми ће постати већи и деструктивнији за компанију.

Стратешке сесије ће помоћи да се носи са њима и успостави ток посла. Према томе, по мом мишљењу, они ће бити корисни за све тимове са више од 3-4 особе.

На крају крајева, што више одељења имате одговорних за појединачна питања, то може бити веће нејединство лидера. А уз помоћ стратешких сесија, можете да синхронизујете планове компаније и обезбедите најбоље разумевање унутар ње.