Како стил пословне кореспонденције помаже да се остави прави утисак на примаоца
мисцеланеа / / May 04, 2023
Замислите: дођете на сјајну идеју, одлучите да је поделите са својим шефовима или клијентима, пошаљете писмо или поруку месинџеру. А на другој страни читају и мисле: „Па, какав је будала ово написао!“ Или: "Каква досада!" И они одлучују да не разматрају ваш предлог.
И ниси досадан. И идеја је била добра. Само сте пропустили стил и стекли сте погрешан утисак о себи.
Који су стилови писања
Стил дописивања се може мерити на скали од разговорног до формалног.
Крећући се по њему, наглашавамо одређене квалитете, покушавајући на различите слике. Што је више улево, то се више акценат ставља на отвореност, искреност, динамику. Што је више удесно, то су уочљивије особине везане за наш положај, положај, статус: конзервативизам, солидност, рационалност.
Различите ситуације захтевају различите стилове. Ево опција.
"другар" | Само човек са улице. Можда је весео и сладак, али га прималац не види као професионалца коме се може поверити важно питање. | Биће прикладно у пријатељској преписци, где наши радни квалитети нису важни: главна ствар је да особа буде добра. |
"колега" | Још увек личност, али већ са одређеном тежином и ауторитетом. | Погодно да кажете о свом предлогу момцима из вашег пројектног тима. Они ће разумети да сте њихови, али сте истовремено и професионалац кога вреди слушати. |
"Запослени" | Првенствено носилац ауторитета, али ипак „са људским ликом”. | Корисно послати понуду "горе". Захваљујући њему, вођа ће видети вашу озбиљност, темељитост, искуство. |
"извршни" | Утицајни функционер коме је све људско већ страно. | Може бити згодно да се пријавите са понудом на „инстанце“, јавну канцеларију или великог клијента са формалном корпоративном културом. |
Ако вам недостаје стил, лако је све покварити. На пример, ако пишемо колегама на исти начин као што се обраћамо званичницима („Шаљем предлог за смањење утрошеног времена да испунимо своје производне циљеве”), онда ће највероватније одлучити да желимо да покажемо своју супериорност, емитујемо. И проблем неће бити решен.
А ако се обратимо шефу у стилу „Пријатеља“ („Постоји тема како да радимо брже“), онда он може помислити да му пише неозбиљна особа, која тешко да може нешто да понуди Добро.
Како стил дописивања зависи од канала комуникације
Понуду можемо послати и е-маилом и поруком на гласник. Међутим, важно је запамтити да је последњи канал више „људски“, неформалнији. А стил због којег изгледате као пословна особа у имејлу може изгледати помпезно, неприродно у месинџеру. Стога, приликом преласка на овај комуникациони канал са поште, вреди извршити подешавање на скали за пола корака.
Како језик утиче на стил комуникације
Како одржати жељени стил у писму или поруци? Пре свега, вреди обратити пажњу на то које речи и фразе бирамо.
"другар" | "колега" | "Запослени" | "извршни" |
Разговорни изрази, сленг: „Постоји тема“, „Кул“, „Поправи довратнике“ и тако даље. | Активни промети: „Понуђено“. | Пасивни обрти: „Предложено је”. | „Бирократске“ речи: „Пружа се“, „Изводи се“, „Дато“, „Присуство“. |
Неформални апели: "Девојке", "Момци", "Маша, певај". | Личне заменице: "Ми нудимо." | Недостатак личних заменица: не „Ми нудимо“, већ „Компанија нуди“. | Званичне уводне фразе: „обавештавамо“, „обавештавамо вас“. |
Хајде да напишемо "Наши момци су сјајни момци" - бићемо "Пријатељ". Наглашавамо да „Имамо одличне стручњаке који раде за нас“ - постаћемо „Колега“. Ако напишете „Професионални стручњаци раде у компанији“, добијате „Запослени“. Па, ако се "чланови тима одликују присуством професионализма" - ми ћемо деловати као "службено лице".
Када стил комуникације дозвољава употребу емоџија, а када не
У савременој преписци ми формулишемо мисли не само уз помоћ речи. У току смешних или тужних лица, срца, па чак и какице - емоји. А утичу и на стил аутора и на утисак о њему.
Служећи се емоцијама, ми некако кажемо примаоцу: „Отворени смо, модерни!“ Стога, емоји одговарају живахним и динамичним „пријатељу“ и „колегињи“. Када користите други стил, боље је користити "класичне" опције: смајли, срце, рука са подигнутим палцем. „Друг“ може себи да приушти и креативне емоџи попут ђавола и какице.
Па, озбиљне „Запосленик“ и „Колегу“ ће пореметити емоџи: о каквој чврстоћи и равнотежи можемо говорити ако је порука пуна лица.
"другар" | "колега" | "Запослени" | "извршни" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Узмимо два примера коришћења емоџија.
1. Желимо да обрадујемо наше колеге добрим вестима:
"Сјајна вест! 🔥 Наше одељење је освојило прво место на конкурсу „На време на посао“. 👍Награда је велики чоколадни будилник. Дођите у ХР. Свако добија по комад! 😊»
Морамо да изгледамо отворено, живахно, демократски, и зато користимо стил "колега». И емоји се савршено уклапају овде.
2. Обраћамо се менаџменту са озбиљним предлогом:
„Добар дан, Иване Јуриевичу! 😊 Нудимо да разговарамо о могућностима коришћења наше опреме за повећање производних капацитета Ваше компаније. 🔥»
А овде слике нису на месту. Важно нам је да изгледамо озбиљно, професионално, неопходан је стил „запослени“ - а емоџији се не уклапају у то.
Посебно треба бити опрезан у ситуацијама везаним за негативност. Често користимо емоји да покажемо да смо узнемирени. Али ефекат се може обрнути.
Рецимо да сте написали ово: „Добар дан, Маргарита! Управо смо сазнали да фабрика није у могућности да испоручи вашу наруџбу на време. 🤷♀️ Веома нам је жао! 😢»
Хоће ли Маргарита веровати у нашу жалост? Није чињеница. За многе, емоји су и даље нешто неозбиљно, „играчка“. А Маргарита може помислити: „Ево варалица! Пишу да им је жао, али сами цртају лица. Не жале се!"
Како структура реченице утиче на стил
Да бисте се „уклопили” у одабрани стил, треба обратити пажњу и на то како су реченице грађене у нашем тексту.
У конструкцији увек постоји „херој“ - онај о коме или о чему говоримо. Обично нешто ради: гради, мисли, пише, чита... А читаоцу то можемо рећи на различите начине.
Хајде да размотримо како то функционише, користећи пример стиха из песме Агније Барто.
Најпогоднији дизајн за пословну кореспонденцију: "Бик хода, љуља се". У њему је „херој“ у субјекту (ми смо то подвукли), а његови поступци су назначени глаголи (истакнуто масним словима).
Овај дизајн је погодан и за "Пријатеља", и за "Колегу", и за "Запосленог". На пример: „Менаџери разговарају о пројекту у сали за састанке“ или „Рачуноводство је израчунало плате“.
Ако треба да нагласимо нашу тежину и чврстину, можемо додати 1-2 реченице другачијег дизајна: „Клан изводи ходање и љуљање.
Овде је "херој" и даље субјект, али је његово деловање сада означено именицом. „Шетње” је постало „ходање”, „љуљање” је постало „љуљање”. Примери таквих предлога: „Менаџери разговарају о пројекту у сали за састанке“, „Рачуноводство је израчунало плате».
Имајте на уму: у овом случају плаћамо додатну "тежину" и чврстоћу јасноћом. Са таквим реченицама наше писмо постаје теже читљиво, па је боље да их не злоупотребљавамо.
Међутим, ово није граница. Постоји формалнија конструкција: „Ходање и љуљање врши бик. У њему радња није назначена глаголом, већ именицом, а „херој“ није субјект. Примери реченица са овом конструкцијом: „О пројекту разговарају менаџери у сали за састанке“ и „Платни списак је направило рачуноводство.“
Такве реченице су веома тешке за читање. Они се код читаоца везују за језик бирократа – чиновника. Стога их треба користити само ако писмо треба да учинимо крајње формалним. На пример, у страшној тврдњи, захтеву - тако да адресат осети: то је то, шале су готове, затим суд и затвор.
Одабиром овог или оног стила, емитујемо додатну поруку примаоцу. Због тога је боље користити овај алат свесно, тада ће постати ефикасно средство утицаја.
Прочитајте такође🧐
- 13 ствари у пословној кореспонденцији које ме једноставно љуте
- Како да обезбедите комуникацију путем е-поште: 6 савета
- Етикета радника на даљину: како се припремити за онлајн састанак