6 савета који ће вам помоћи да смањите трошкове путовања
мисцеланеа / / June 30, 2023
1. Развити политику путовања
Ваш распоред путовања треба да садржи:
- Списак трошкова које је компанија спремна да преузме. На пример, храну и поклоне за партнере плаћа предузеће, али запослени плаћају мобилну комуникацију и такси.
- Ограничења путовања и смештаја за запослене на различитим позицијама. Рецимо, хотели са четири звездице су за шефове одељења, хотели са три звездице су за обичне запослене.
- Правила управљања документима. То су рокови за издавање службеног пута, припрему задатака, поступак подношења пријава и извештаја. Такође је важно именовати запосленог или одељење који ће бити одговоран за поштовање политике путовања.
Можете додати шаблоне за путне исправе - запосленима ће бити лакше да их попуне, а број погрешно састављених папира ће се приметно смањити.
Да би ваша политика путовања била још исплативија, поделите је на неколико делова према важности пословних путовања. Размислите о различитим правилима и ограничењима за њих. Ова путовања могу бити:
- За одржавање имиџа. Презентације на конференцијама, учешће на форумима или тренинзима. Такви догађаји неће донети тренутну корист, тако да се трошкови улазница и смештаја могу смањити.
- За развој компаније. Радне провере, састанци и преговори. Таква путовања имају за циљ повећање профита, тако да можете потрошити мало више на њих. Овде је приоритет удобност и брзина кретања запослених.
Систем кодова ће вам помоћи да брже сортирате путовања по задацима. Доделите бројеве различитим форматима путовања, сакупите их у једну листу и приложите је својој политици путовања.
Лако управљајте својим трошковима услуга организације путовања ОнеТвоТрип фор Бусинесс. Помоћу њега можете поставити политику путовања организације, поставити ограничења за сваког запосленог и планирати пословна путовања у календару. Платформа ради са 800 авио-компанија и нуди, између осталог, групни летови. Трансфер, карте за возове, возове, аутобусе и аероекспрес - све на једном месту. Хотели широм света су на располагању корпоративним клијентима са попустима до 35%, а у оквиру програма лојалности за куповину преко сервиса можете добити до 5% цасхбацк-а.
Веза са услугом је бесплатна. Такође нема месечне претплате, тако да нередовна службена путовања неће бацати новац компаније.
Да сазнате више2. Размотрите различите врсте превоза и становања
Авион није увек најпогоднији и најпрофитабилнији начин путовања. Ако нема директних летова до жељеног града, везе могу трајати дуже од путовања возом. Поред тога, заиста је могуће радити у колима: многи возови имају Ви‑Фи, дупле купе, па чак и купе за интерфоне. Друга опција су аутобуси. Кратко путовање на њима неће наштетити удобности, а уштедети довољно времена и новца због недостатка трансфера.
Становање је иста прича. Хотел је скупљи, али у центру је понекад исплативији од буџетске опције на периферији града: трошкови таксија или јавног превоза ће покрити разлику. Дешава се да је дневни најам стана јефтинији од хотела. А стабилан Ви-Фи и машина за прање веша при руци учиниће дуго путовање удобнијим.
3. Не продужавајте своје путовање
Што је путовање краће, то је јефтиније за посао. Сваки дан рада је неопходан надокнадити дневницама, а ако путовање пада викендом или празницима - такође дупло.
Зато увек пажљиво израчунајте време потребно за обављање задатака. На пример, ако запослени треба да говори на конференцији у четвртак поподне, није неопходно да иде средом и петком на пут. Можете улетети ујутру и летети увече - уместо три дана, пословно путовање ће трајати само један.
Ова шема функционише у већини случајева, али постоје изузеци. Претпоставимо да су све исплативе карте за жељени дан готове и да је остала само пословна класа. Може коштати више од дневнице и ноћења у хотелу. Овде је вредно израчунати трошкове неколико опција, упоредити износе и изабрати најбољу.
4. Узмите корпоративну картицу
Уз то ће пословна путовања постати удобнија за вас и ваше запослене. Моћи ћете да поставите ограничења тако да запослени не прелазе буџет када путују. Нема више необрачунатих трошкова - видећете све трансакције на свом личном рачуну. Поред тога, корпоративне картице обично имају посебне бонусе, као што су повећани поврат новца или попусти на услуге.
Главна ствар је да ће бити могуће вратити ПДВ за куповину без непотребних живаца. За повраћај пореза потребан само рачун, а ако запослени хотелски смештај и превоз плаћа готовином или својом редовном платном картицом, папир се не може издати.
5. Дајте запосленима избор
Чини се да је самостално организовање летова и хотела права одлука за уштеду. Али постоји ризик да ће ваш избор изгледати непријатно за запосленог: удобност ће патити од тога, а жеља за радом током путовања ће се вероватно смањити. Осим тога, особа одговорна за планирање ће изгубити време које би могло да се потроши на решавање других задатака који су ефикаснији за пословање.
Ако услове боравка и кретања бира пословни путник, нећете морати да бринете о овим проблемима. Главна ствар је да му укажете на границе и услове политике путовања. Куповину можете поверити и одговорној особи, као што је рачуновођа: путник ће дати везе до погодних опција, организатор ће их платити, а затим поделити карте и детаље о резервацији.
6. Анализирајте извештаје са претходних путовања
Проверите документе различитих запослених, погледајте да ли се трошкови разликују и потражите разлоге за повећану потрошњу. На пример, неко је изабрао лет који је био незгодан за компанију или је вечерао искључиво у скупим ресторанима. Такви подаци ће помоћи да се прилагоди политика путовања и доведе до најбоље опције за пословање.
Да бисте лакше анализирали, вреди имати стожерну табелу. Поделите документ у колоне по категоријама: карте, смештај, оброци, мобилне комуникације, превоз током путовања и тако даље. Такође наведите датум путовања и име послатог радника. У табелу се могу учитати само износи трошкова, а детаљи се чувају у извештајима. Ако приметите аномалију, повуците папире да видите зашто је потрошња порасла.
Није потребно сами одржавати табелу - можете користити онлајн услуге које већ пружају такве алате. Извештаји и завршни документи у "ОнеТвоТрип за посао» се генеришу аутоматски и можете их добити преко ЕДИ-ја. Аналитика ће приказати задужења на корпоративној картици, трошкове депозита и накнадно плаћање хотелских и путних рачуна, укључујући групне карте. Услуга се интегрише са 1Ц: Рачуноводством. Ово омогућава запосленима да сами изаберу одговарајуће опције, а рачуновођи да их плати на начин погодан за компанију.
За удобност и сигурност на пословним путовањима, "ОнеТвоТрип за посао» постоји служба за подршку која ради 24/7. Можете је контактирати телефоном, у месинџерима или у ћаскању вашег личног налога. Стручњаци ће вам помоћи да брзо решите проблем и пронађете алтернативне опције смештаја или карте.
Закажите пословно путовање