Како се ефикасно користити живот ГТД систем

Овај материјал - наставак чланка "Како да поцисти послове и све да држи корак: Пуна водич ГТД систем». Прво, вреди да се упознају са њом, као што је објашњено у детаље многи од концепата који се користе.

Овај чланак - корак по корак водич о томе како да се пријаве ГТД у животу. Приликом писања, ја придржавајте се следећих смерница:

• Свестраност. Описани овде су универзални идеје, и користе их да изграде једну за себе ГТД систем, који ће радити са тачно тих услуга на које је навикла.
• Једноставност. Систем би требало да буде интуитивно једноставан за коришћење. На унос и обраду података мора провести минимум времена и енергије, као и планирање следеће акције. Тек тада ће систем радити на дуги рок, чак и након дугих пауза, на пример, Ако одете на одмор за месец дана, а онда, када се вратите, бићете у могућности да поврати свој приступ управљању послови.
• Поузданост. Најважнија ствар - то је да будете сигурни у свом систему, односно да заборави ништа планирано, тако да види подсетник у правом тренутку.
instagram viewer
• на важној концентрацији. Систем би требало да помогне да се фокусирате на то како радите у овом тренутку, и у оним случајевима, који су од значаја на дужи рок.
• Задовољство. систем управљања предметима и циљеви би требало да донесе задовољство. На пример, када лежи на каучу након напорног радног дана са телефоном у руци, избрисао са листе завршених задатака, а да од њега прави ужитак. Посебно када се доноси већу продуктивност раста свом распореду.

5 главне фазе ГТД систем

Корак 1. прикупљање информација

За прикупљање апсолутно све ствари, чак и најмањи, онда наш ум ће бити јасна и ми ћемо деловати као продуктивно могуће.

Стога није стандардни посао listeЈер већина људи често ухватити само најважније ствари, а стотине задатака које нису толико битно, не узимају у обзир. Али то је тако мали проблем, редовно подсећа се, користе значајан део мозга ресурса и створити додатне искуства која доводе до умора и стреса.

Један од важних принципа ГТД система - то је потпуно истовара из главе свих задатака и ставио их у поуздан систем који ће помоћи у право време за размишљање о важним питањима.

Ипак, треба узети у обзир да су корпе за прикупљање улазне податке треба да буде минималан износ. У идеалу - један. Онда ће бити лакше за руковање.

Корак 2. обрада информација

У овој фази, ми обрађујемо информације које је у нашем "инбок" корпу.
Постоје три опције за шта можемо да урадимо у овом тренутку:

• Означили задатак као "Акција", указујући на следећи корак њене имплементације и рока. Ви не можете одредити рокАко не постоји прецизна разумевање када се изврши задатак.
• Померите информације у "Дирецтори" ако то не треба ништа, али може доћи у будућности.
• Брисање информација, утврди да је "смеће": то има везе са не треба ништа, а она није добро доћи у будућности.

Корак 3. akcija организација

Све активности одвијају кроз следећи левак.

Филтер 1 - "цлиппинг"

Запитајте се, да ли стварно треба да изврши ову радњу? Када сте у недоумици, избрисати.

Филтер 2 - "Делегација"

Запитајте се да ли треба да урадите, онда стварно треба да обавља лично сам ја? Ако не, делегат одговорност и тачка крајњи резултат, средњи кораци мониторинг (чвор бодова) и рок.

Ако је акција треба да изврши сте прешли на следећу филтер.

Филтер 3 - "Акција"

Запитајте се, ова акција ће трајати још 2-5 минута? Ако не, до сада и ослободи главу. Ако је тако, дроп-ин.

Акције у систему могу бити од следећих врста.

"Следећи кораци" - једноставни задаци, које се састоје од једног акције (позив, пишу, иди, и тако даље). На пример, акција "Промена на зимским гумама точкови" ће се састојати од следећих једноставних корака: позвати и направити радионица, временски распоред у календару на диск у право време Ауто Репаир.

Такви поступци су погодни за прикупљање листе место и околности (контекст листа). То може бити листа "Тхе Схоп", где уносите све што је потребно да купите када сте у продавници, или листа "Столица", у којем сте додали обавезе и задатке који се могу обављати увече после посла у својој омиљеној столица. Или списак "Цхеф-питања" где се запишете на сва питања која имате у главниЗатим да их реши све одједном.

Све ове радње, обично поправити или "Гоогле календар"(Састанци и догађаји) или Тодоист - Цлоуд сервис, где је згодно да систематизује задатак.

"Пројекти" - задаци за обављање које захтевају више од једног корака. Пројекту преселила са мртве тачке, неопходно је да се опише прве кораке да се спроведе и да оставите подсетник о томе поузданог система. Као резултат тога, пројекат се претвара у ланац једноставних корака, од којих сваки може да се уради у наредних пет минута и добити резултат.

Пројекти И место на карти Трелло. Картица је контејнер идеалан за пројекте, гдје можете ставити:

• Опис и сврха пројекта;
• повезује са другим документима о пројекту;
• имена оних који су одговорни;
• рок;
• цхецк листе са следећим корацима;
• коментаре на нацрт;
• Потребне датотеке, и тако даље.

"Одложено акције". Ако не можемо планирати наредним корацима без даљег догађаја или информације (на пример, сачекајте да се телефон ће послати позната сервисних центара, где можете корисно заменити гуме), такву акцију смо се уписује у листу "одложена". Опционо, можете ставити подсетник да треба нешто контроле.

Такве листе предмета могу бити структуриран у контексту листи. На пример, направите списак задатака који су поверени његовом помоћнику.

Лист "Једног дана" Она садржи радове који не захтевају активне кораке, али желимо да изврши у будућности.

То може бити:

• књигеИ видео курсеви који желе да купе;
• корисне вештине који желе да уче;
• ставља Желим да посети;
• ствари које желим да купим.

Повремено треба погледати на овом списку, узимајући евиденцију и претворити их у циљеве за постизање које ће радити.

Корак 4. редовни преглед

За систем за рад, редовно мора да размотри главне задатке и пројекте за уклањање оних који више нису релевантни, и нову врсту по приоритету и послати на послу.

Да би такав преглед је спроведен на редовној основи, следите ове савете:

• Оставите да делује 30-60 минута у распореду за ревизију (у почетку једном недељно би било довољно).
• Направите списак или планирате такав преглед, који написано секвенцу, која иза онога што иде. План не би требало да буде тешко, а преглед не треба да те предуго да, иначе једноставно неће да редовно раде.

Испод - пример мог контролне листе са Недељни преглед. Ја сам то урадио у формату цирцуит-постељу са акционим низу, што показује услуге / документи које сам изгледају. Можете га поставити на уобичајени листи или нацртати из руку једног круга који вам одговара.

Одштампати четири такав подсетник за месец дана. Током Недељни преглед преузимања једног од њих у својим рукама и спроводи избрисана са листе. Ова једноставна вежба ће вас мотивисати да настави да спроводи такве коментаре.

Корак 5. akcije

Када је сачињен план за недељу дана, остаје још да се понашају. Не дозволите да један од главних грешака почетнике да ради на ГТД систем када се превише времена троши на организацију задатака уместо стварне реализације.

Ево неколико савета како би акција ефикаснија.

1. Планови за дан на основу плана за недељу дана. Деле дан у блокове, избор 2-3 јединицу за обављање важних ствари и неколико блокова додељено другим задацима. Трајање јединице - у просеку 60-120 минута. Блок је уметнут између слободног времена за хитне случајеве.
2. Рад на систему помодороЗа ово можете да подесите тајмер. Његова суштина је једноставан: свака 25-30 минута рада, на паузу за пет минута, а после трећег пословне јединице - дуге паузе (15-30 минута). Укупно постоје три блока 30 минута са паузама од по пет минута, након чега следи дуже паузе за 15-30 минута. Током дана, можете провести 2-4 таквих циклуса, у зависности од тога колико често се омета.
3. Током важне послове јединице покушавају да избегну да буду омета друге људе и друге звуке (можете укључити посебне слушалице музика за концентрацију).
4. Утврдити када вам је ниво енергије са максималним (на пример, од 7 до 9 часова), и у овом тренутку да обавља најважније ствари које би вам ближе личних циљева.
5. Не планира много важних ствари да радим за дан: довољно је 1-3. Важно је да на крају дана, гледајући ствари прешли у вашем плану, ви сте срећни и да је реалан план за сутра.