Како да се заустави проток долазних задатака и успостави ред у пословима

Пре неколико дана, са познаником, разговор на тему оптерећења за управљање. Он је поставио питање - "Сваки дан сам добио задатке више него што могу да постигну. Број нерешених задатака свих повећања и повећава и хаос расте. Како да их спречи? "Питање је релевантно за многе. Многи су упознати са осећајем беспомоћности доживљава људи под налетом долазних задатака и све већа, да-до лист. Ево 5 корака да изађе из хаоса.

Савет №1 - Само заустављање ...

1. односно... Стоп тхе долазни ток. Да би се разумели радни механизам, потребно је да почне да се заустави. Нећете моћи да реши проблем све док они настављају да дођем к вама бујица. Тако зауставити проток. Не прихватају нове задатке и одмори се. Ова станица не само да ће вам омогућити да лако растављање тренутну листу, али и да се фокусира само на то. У принципу, Одбор Соба 1 - прикупити све задатке у једној листи, и не узимају нове још нису ставили ствари на листи. Напомена - до листа је "у праву" када знате све што треба да урадите је да осећа неку контролу и задовољан собом. Последња тачка је најважнија. Ово није шала. Потребно је да поврати осећај задовољства.

И разуме - свет неће пропасти и компанија неће пропасти ако се повукли за неколико дана.

2. Стопа тиме трошкови. Следећа ствар коју треба урадити је да се процени колико ће бити потребно за сваки задатак. Висока тачност процјене није потребна. Глас "од ока". Главна ствар коју може да разуме - колико времена треба да се потроши да заврши све послове у листи. Може се десити да, према прелиминарним проценама, цео списак, мораћете 2 месеца нето радног времена. Ако ови задаци нису распоређене у времену, тако да заиста могу да их остваре, онда списак је апсурдан и захтева оптимизацију.

3. оптимизе листа. Није једноставна ствар. Из једног разлога - да оптимизују је потребан озбиљан и критичку процјену њихових случајева.

• Дајте другима све што могу да ураде без тебе. Постоје сумње? Да ли мислите да могу боље? И даље дају и ставити подсетник на контролу.
• Група своје задатке. Одвојите време за обраду поште и телефонске позиве. Да ли сличне ствари у ред. То штеди време.
• Стави све то може да се уради касније. Чак и ствари повезане са клијентима могу да се преносе. Једноставно га средити. Додељивање контакти са купцима више равномерно. Промена датуми где то може да се уради. Фрее себе простора за маневар.
• Уклоните све што је изгубио своју релевантност. Немилосрдно убити задатака, прикладност који је неизвестан.

4. Обавља послове у циљу. Сортирати листу задатака из најмањих до највећих. То значи да у почетку ићи у најкраћем посао. Да све ствари које захтевају мање од 30 - 40 минута. Да ли их сукцесивно до краја. Заборавите све друго. Када је краткорочна проблема, окинте листа поглед. Сигурно је постао реалније и могу да раде са њим. Можда чак можете наставити ток задатака. У сваком случају, планирају све преостале задатке, тако да су скоро 100% вероватноћа од њих су у стању да обавља као што је планирано. Па чак и створити себи резерву времена на 15-20% времена потребно да се реши проблем. Ко је бољи Унфинисхед од римејк.

5. Реци "не" тешко планирање. У сваком случају није стриктно ограничити време и рок за задатак. Сада крута планирање је ваш непријатељ. Строги планирање ефикасно у ситуацији релативно стабилне контроле. Сада је све врло несигурно. Тако себи дати времена и удео слобода. Не возите свој мозак у оквир. У супротном, ти се вратити на место где сте почели. Ви мора да смири, измерена да изврши задатак са листе у догледно време. Још једном - како. Немојте руковати задатак док не завршите претходни. Један задатак у исто време.

И што је најважније - схвате и прихвате чињеницу да не може приуштити да се заустави и да своје послове.

Пет од горе наведених корака су се показали ефикасним у пракси. Они су ефикасни у циљу "гашење пожара" и "грабуљања остатке", али треба радити на томе да се конструисати тако да до такве ситуације не јављају. Да ли мислите да је потребно да урадите да не доведе до екстрема?