Како да не буде роб на е-маил: 7 савета из ЛинкедИн главе

Огроман број људи свакодневно се суочавају са истим проблемом: е-маил, дизајниран за оптимизацију процеса организовања и рада и комуникацијских процеса, често претвара у злог управника, чини да пажљиво прати чланове, ако радите на покретној траци трака. Кошта ти мало омета као стално гомилају информације брзо окренути уредан и чист поштанско сандуче депонија Раке који је теже дуже се не вратимо на пошта.

Данас нудимо вам неколико једноставних савета за управљање процесом интеракције са е-маил од Јефф Веинер, главног извршног службеника ЛинкедИн-а. Ова особа на дужности мора сваки дан да остану у контакту са стотинама људи, а има неколико трикова које омогућавају му да се не удави у овој лавини информације.

Моја пошта кутија је у суштини постала је централни чвор у мом радни процес - путем поште, редовно комуницира са више од 4300 запослених који раде у 26 градова широм света. Не могу да кажем да сам увек био фан е-маил, или да није била ситуација у којој мој рад са поштом је изгледало као знацило задатак.

У сваком случају, током година развио сам неке практичне препоруке које су омогућиле да се преселим из концепта "маил контролише мене," концепт "ја контролишем пошту."

1. Да ли желите да примате мање поште - слање мање емаил

Такав савет изгледа смешно једноставно, посебно у контексту таквог заједничког проблема, али за мене, ја мислим да је ово златно правило за успешно управљање е-поште.

Овај закључак је дошао код мене док је радио у претходном компанији, где су два радника најуже сарадник са мном, напустио компанију. Они су веома ефикасни у комуникацији са људима, много рада и, како се испоставило, послати много поште. Докле год су радили у компанији, обим поште која долази путем е-маила, изгледало сасвим нормално, али након што су отишли, нашао сам да у мом поштанског саобраћаја смањен за око 20-30%.

Све ово активност на пост није само њихова писма: било ми одговори на њих, а ипак је било писма и одговори из свих прималаца је везан за кореспонденцију. Често ове поруке нису тражили моју обавезно учешће у дискусији.

Од тренутка када сам поставити јасан услов - не пишу очигледну потребу. Резултат: мање-поште и више реда у фиоци, без обзира на радне активности. Од тада, трудим се да се не одступа од овог правила.

2. Марк ас непрочитану е-маилова на чекању

означи као непрочитану слова суштински променила начин на који ја радим са поштом. Ходам довољно брз за долазне поште, одмах реагује на најхитније, и уклоните непотребна. Та писма, на које морам да се вратим касније, ако има времена, да означите као непрочитану. То елиминише страх да је важно писмо прочитао, и остала без одговора, неће бити заборављени и да ће бити сахрањен у утроби поштанско сандуче. Овај приступ омогућава неку врсту ТОДО-лист, на којима ћу касније вратити.

Сваки пут кад покушам да завршим са минималним бројем нерешених порука, а идеално они не би требало да буде уопште. Ако овај дан немам времена да се врате у њих, онда ће почети са следећим радног јутра.

3. Поставите јасан распоред са маилом

Током протеклих неколико година, мој живот се сваког радног дана у складу прилично распоред цхоткому. Пораст 5: 00-5: 30 часова, сат времена на е-маил, читање вести, доручак, игра са децом, обуку, канцеларију, врати се кући, Пут деца до кревета, вечера са супругом, рест (обично гледају ТВ пријем у току реклама и досадна а пролази чишћење тренуци).

Утврђено је да је држе на овом распореду, могу лако управљати поште, међутим, вреди бар мало промене поредак, као хаос почиње у поштанском сандучету.

У том случају, нећете осетити све већим притиском знајући да је ваш кутија изненада остати без пажње. Поштовање распореду ће помоћи да задржи све под контролом. То је помогло Бењамин Франклин, и да ће ти помоћи.

4. sama разумео

Запамтите игру сломљеног телефона? Онда је било прилично смешно, али сада је све узети у обзир концепт рада и пословања, а то не зависи играма.

Речи су веома важна, и како би се избегле недоумице и погрешног тумачења њихове потребе да буду изабрани веома пажљиво. Што више јасним и да разумеју текст, мања је вероватноћа да друго писмо са захтевом да објасни први.

5. Размислите о добитницима

Често се чини да је поље "За" и "ЦЦ" који многи сматрају једним и исти. У ствари, они могу бити јединствено користи да буде јасно из било ког од прималаца очекујете одговор, а који је послао копију тог писма у сврху га држи у петљи.

У ствари, не изабрали примаоце, који су неопходни да одговорим - то је најбржи начин да се направи панику и збуњеност у разговору. 6 примаоци уместо 1 и 5 примерака примаоца - Ово ектра 5 могућих одговора, од којих сваки може развити у потпуно одвојеном разговору.

6. потврђује пријем

Ако сте навели као прималац, а писмо је стварно упућен вама, не будите лењи да обавести пошиљаоца да сте примили писмо. Не треба много речи, ви ћете само "прихваћена", или "примили". То ће бити знак да је информација коју сте добили у потпуно и правилно обиму и пошиљалац није потребно да вам пошаљем нешто друго о истој теми.

Ако не потврдили пријем, пошиљалац остаје потпуно несвестан писма. Можда је изгубио у дубини своје поштанско сандуче? Ако је ово важна информација, сумње и узбуђење ће приморати пошиљаоца да вам напишем још једно писмо са Питам вас да потврдите пријем првог слова, или замолите некога другог о вашем присуству на послу место. Укључени ектра људи, шаљу и примају екстра писма.

7. Држите емоције из поште

Е-маил може бити корисно средство ако га правилно користити. Она може постати деструктивна сила ако се користе неправилно. Најчешћи пример - употреба емаил за дискусију о контроверзним и осјетљивим питањима конфликта.

Ја никада неће престати да задивљује како људи користе у преписци речи и фразе које никада неће бити наведених у присуству исте публике.

Ако се изненада наћи у сличној преписци, уради једну просту ствар - стоп. Да реши спор или сукоб може, узимајући телефон и позове примаоца, или га лично упознао. Такве деликатне ствари се морају бавити не у текстуалном преписке. У тексту се не преносе емоционалну компоненту, интонацију и друге важне ствари које могу бити одлучујући за конструктивно решење проблема.

(преко Јефф Веинер)