20 ефикасних техника управљања временом
Продуктивност / / January 06, 2021
1. Правило 1-3-5
Радни сати током дана су вам ограничени, а правило 1-3-5 вам омогућава да га најпаметније користите. Његова суштина је следећа: дневно можете да урадите само један велики задатак, три средња и пет малих. Укупно је девет случајева, ни више ни мање. Правило ће помоћи постепеном рашчишћавању рушевина, правовремено и не претерано.
2. Правило тројице
За оне који нису у складу са бројевима или не могу да ураде девет ствари дневно, Цхрис Баилеи, ауторМоја продуктивна година“, измишљено правило три. Каже да требате свакодневно радити три најважније ствари да бисте били продуктивни.
Уместо да прскате своју енергију и пажњу преко неколико десетина ставки на контролној листи, само одаберите три најважнија задатка за тај дан и усредсредите се на њих. Следећег дана изаберите још три и тако даље. Ово ће вас фокусирати. Исто правило се може применити и за постављање циљева за недељу, месец или годину.
3. Метод 10 минута
Имате ли неки задатак пред којим сте не желим да започнем
? Реците себи, "То ћу радити само 10 минута, а онда ћу се мало одморити." Највероватније ћете се за то време укључити у посао и више нећете моћи да се зауставите.4. Помодоро
Ово систем измислио Францесцо Цирилло како би олакшао припрему за испите. Помаже у фокусирању људи којима је лако омести пажњу. То је такође добар начин да контролишете колико времена трошите на одређени посао.
Помодоро ради овако: узмете тајмер и подесите га на 25 минута. После тога, фокусирајте се на свој посао. Када истекне 25 минута, одморите се 5 минута, а затим поновите све изнова. После четири циклуса, имаћете велику паузу од пола сата.
5. Метод 90/30
Метод 90/30 користе писац и блогер Тони Шварц, суоснивач Буфера Лео Видрицх, књижевни критичар Бењамин Цхе Каи Ваи и предузетник Тхомас Оппонг.
Његова суштина је следећа: напорно радите 90 минута, а затим се одморите пола сата, а затим поновите циклус. У овом случају, првих 90 минута посвећујете најважнијем задатку који морате обавити током дана, а наредне сегменте посвећујете мање важним стварима.
Према истраживањимаЗачарани свет спавања од стручњака за Иале Перетз Лафее, 90 минута је оптимално време током којег се особа може ефикасно усредсредити на један задатак. А пола сата је довољно за потпуни одмор, што потврђују и истраживањаСпавање и будност неурофизиолог Натхан Клеитман.
6. Метод 52/17
Ово је приватна верзија претходног метода. Ништа се другачије не разликује осим бројева: радите 52 минута, а затим се одмарате 17 минута. Према експериментуПравило 52 и 17: Случајно је, али повећава вашу продуктивносткоје спроводи служба за запошљавање Тхе Мусе путем апликације ДескТиме, а ови временски термини омогућавају продуктивност и избегавају прекомерни рад. Стога, користите методу 52/17 ако сматрате да нисте довољно јаки да радите 90 минута равно.
7. Једући жабе
Метод је смислиоЈеди ту жабу: Бриан Траци објашњава истину о жабама мотивацијски говорник и аутор књига о саморазвоју Бриан Траци. „Жабе“ назива непријатним и тешким задацима које морате да обавите упркос невољности. Учините једну ствар од почетка дана - поједите жабу. А онда ће вам бити лакше: бацићете овај камен из душе и обезбедити себи добро расположење за цео дан.
8. Временски блокови
Спискови обавеза имају један непријатна особина: апсолутно не дају представу колико дуго траје овај или онај посао. „Купи хлеб“ и „Заврши извештај“ заузимају један ред на листи, али ови задаци су неупоредиви по сложености и важности.
Календар је много бољи од листе обавеза: омогућава вам визуелно управљање временом. Видите велики блок и схватате да задатак није лак. Па испробајте технику “временски блокови»: Поставите их у календар и распоредите време за сваку према сложености задатка. И док радите овај или онај задатак, немојте да вас други ометају.
9. ГТД
ГТД (Геттинг Тхингс Доне) Да ли је систем продуктивности измислио пословни тренер Давид Аллен. Његови главни принципи су следећи:
- Запишите све своје активности и идеје на једно место, такозвано Примљено („Примљено“).
- Повремено сортирајте садржај Примљене тако што ћете одредити приоритете и одредити време. Ставите белешке у фасцикле према њиховом садржају - „Посао“, „Кућа“, „Куповина“ и тако даље.
- Извршите ревизије - баците непотребне белешке, прецртајте завршене предмете, преместите материјале који су изгубили значај за архиву.
- Када се све испланира, наставите са извршењем. Задаци који се могу извршити за пар минута, решите одмах. Други се могу делегирати или ставити у календар.
Све суптилности ГТД-а можете сазнати у нашој вођство.
10. ЗТД
Лео Бабаута, аутор блога о продуктивности Зенхабитс, сматра да је ГТД систем Давида Аллена врло сложен и да захтева превише напора. Нуди свој Зен то Доне систем. Да бисте је следили, морате развити 10 једноставних навика.
- Прикупите све информације у Примљено.
- Обрадите све записе, а да их не остављате на позадини.
- Планирајте своје главне циљеве за сваки дан и највеће циљеве за недељу.
- Фокусирајте се само на једну ствар истовремено, без расипања пажње.
- Направите једноставне, кратке листе обавеза.
- Организујте белешке у категорије на основу њиховог садржаја, баш као у оригиналном ГТД-у.
- Редовно прегледавајте белешке и решите се непотребних ствари.
- Поједноставити. Смањите листу задатака и циљева, пишите кратко и јасно.
- Да бисте се прилагодили послу, одржавајте одређену дневну рутину.
- Ради оно што те стварно занима.
11. Канбан
Јапански метода продуктивности, који вам помаже да пратите шта радите, шта сте већ урадили и шта треба учинити у будућности. Канбан визуелно визуализује ток рада.
Узмете таблу са налепницама (или се региструјете код менаџера обавеза као што је Трелло) и на њој нацртате три колоне: Обавезе, Доинг, Готово. Затим напишите своје послове на лепљиве белешке и ставите их у одговарајућу колону у зависности од тога шта радите и шта сте већ урадили.
12. Правило од две минуте
то правило Саставни је део ГТД-а, али може се користити чак и ако нисте љубитељ Алленове технике. Ако задатак траје мање од два минута, урадите то одмах. Дакле, испразните свој мозак, јер више не морате да се сећате овог случаја.
13. Зеро Инбок
Зеро Инбок је изумио писац и стручњак за перформансе Мерлин Манн, а добро функционише са ГТД-ом. Манн га је применио на имејлови, али на исти начин можете обрађивати случајеве, документе, белешке и друге информације. Као што и само име говори, циљ ове технике је да ваша поштанска пошта остане празна.
У оригиналном ГТД систему, Инбок је гомилао гомилу уноса. Морате да одвојите време да их средите и лако ћете превидети нешто важно у препуној поштанској пошти. Манн препоручује растављање садржаја чим стигне. Отворите Примљено и одлучите шта ћете радити са сваком ставком: брисање, делегирање, одговарање, одлагање или довршавање. Немојте га затварати док не извршите једну од наведених радњи са свим елементима.
Поред тога, аутоматски филтери у пошти ће вам помоћи да уштедите време, паметне фасцикле и програми за сортирање документи.
14. Свеже или пржено
Свеже или пржено у преводу значи „Свеже или пржено“. Ова филозофија је створенаДоминирајте својим даном помоћу система за одређивање приоритета „Свеже или пржено“ блогерка Степхание Лее. Према њему, када се ујутро пробудите, мозак вам је „свеж“, али како дан одмиче „пржи се“. То значи да морате одредити време свог врхунска продуктивност и успевају да током овог периода ураде све најважније ствари у току дана. Овако то функционише.
- На крају дана, када се уморите, одвојите 15 минута да направите листу обавеза за сутра.
- Померите најважније задатке на почетак дана у одељку Свеже. Тамо се шаљу ствари које вам се не свиђају - саме „жабе“. Треба их обавити док још имате снаге.
- Мање хитне, мање тешке и пријатније ствари иду у одељак Фриед - односно поподне, у зависности од вашег распореда. Они ће вам мање оптеретити мозак.
- Пратите своју листу следећег јутра. Затим увече измислите нову.
Степхание препоручује ФоФ људима који сваке ноћи сазнају да су потпуно исцрпљени, али нису имали времена, иако су радили по цео дан.
15. Ицеберг метода
Рамита Сетхи, аутор књиге Научићу те да будеш богат, користи ову методу како би сачувала информације за касније. Ради овако: сву е-пошту, белешке, чланке, спискове чувате на једном месту - на пример, у услузи за бележење, попут Еверноте-а или Нотион-а, или као документе. Затим дистрибуирајте ове материјале користећи ознаке, фасцикле и категорије - како желите.
Прегледајте ове информације сваке 4-6 недеља и размислите да ли се могу применити у пракси. Ако је нешто бескорисно, баците га или архивирајте. Ово вам омогућава да створите сопствену базу знања.
16. Аутоматско фокусирање
Изумио је „аутофокус“Систем управљања временом у аутофокусу стручњак за перформансе Марк Форстер. Овај систем планирања одговара креативни људитешко пратити ГТД.
Запишите све своје активности у бележницу без икаквог редоследа. Затим прођите кроз листу, одаберите оне за завршетак што је пре могуће и сортирајте их. Када се хитни задаци реше, наставите са онима који су вам дражи. Ако нешто нисте завршили - преместите на крај листе, на то ћете се вратити касније. И понављајте ове кораке дан за даном.
17. Ајзенхауерова матрица
Ова шема основана амерички председник Двигхт Д. Еисенховер. У матрици постоје четири одељка за задатке: Нехитни и неважни, Хитни, али небитни, Важни и нехитни и Хитни и Важни. Подијелите задатке у одјељке и можете сазнати на шта трошите највише времена и којим задацима треба посветити више пажње.
18. 4Д метода
4Д је измислио Едвард Раи, мотивациони писац и консултант. Метода је намењена помагању људима који се згрозе при погледу на листу обавеза и не знају како да приступе свим нагомиланим стварима.
Реј инсистира да требате да упамтите само четири речи за слово Д и тада нећете клонути духом пред планинама посла. Ево их:
- Урадите - Ако вам је додељен задатак, најбоље је да то урадите одмах и одмах га прецртате са листе.
- Делегат - када не можете или немате времена да извршите нешто, али имате релативно бесплатног помоћника, пренесите му задатак.
- Избриши - неке ствари нису толико важне. Одбаците их трајним уклањањем са листе задатака. Ако вам покушају наметнути непотребне одговорности, научите учтиво реците не.
- Одлагање - када је задатак превелик или не захтева тренутно извршавање, може се одложити. Али дефинитивно јој морате одредити јасне рокове, јер ће у противном остати мртва тежина.
Изаберите задатак, извршите једну 4Д радњу са њим, а затим пређите на следећи.
19. Тиминг
Обично људи који покушавају да буду продуктивни прате време које троше на важне ствари и потпуно заборављају да размотре периоде у којима раде глупости. Овај проблем решава се техником „Мерење времена“, коју је изумео стручњак у области управљања временом Глеб Архангелски. Омогућава вам да разумете где је ваше време проведено, учи вас да будете пажљивији према ономе што радите и да вам мање ометате пажњу.
Узмите свеску и запишите све своје радње и колико сте их урадили, са тачношћу 5-10 минута. Снимите радне тренутке, преговоре, састанке, па чак и време проведено на ИоуТубе-у и у играма. Узми неколико недеља за ово. Затим прелистате свеску, препознате своје „хронофаге“ из вида и извучете закључке. Можда треба да гледате мање смешне видео записе или ређе пијете кафу или су вам непријатељи телефонски позиви.
20. Метода Тим Феррисс
Тимотхи Феррисс је гуру продуктивности који је смислио своје метода организација рада заснована на два правила. Прво је правило 80/20, или Парето принцип, према којем се 80% нашег посла може обавити за 20% времена. Преосталих 20% ће потрајати 80% времена. Други је Паркинсонов закон: рад испуњава све време које му је одређено.
Импликација овога је, каже Феррисс, да не морате више да радите да бисте све урадили - потребно је да се боље фокусирате. Омогућите вам да радите са пуном преданошћу само 20% радног времена, али можете да поновите све заиста важне ствари. А преосталих 80% може се посветити једноставној рутини, тако да се можете усредсредити на приоритете и избећи прекомерни рад.
Ако желите да постанете најбоља верзија себе - придружите се великом изазову, довршите задатке и примите поклоне. Сваког месеца поклањамо иПхоне КСР, а поклонићемо и путовање на Тајланд за двоје.
Учествујем!
Прочитајте такође⏲
- Која је разлика између продуктивности и ефикасности и шта је још важније
- 50 златних савета за побољшање продуктивности
- Суочавање са сагоревањем и враћање ваше продуктивности