Како одредити приоритете у каријери и личном животу у 7 корака

Сетите се да сте недавно одговорили на питање „Како сте?“ својим пријатељима. Можда сте рекли да сте „веома заузети“ или да имате „много ствари које треба да урадите и да немате времена за себе“. Ово су типични одговори. Нажалост, само неколико људи зна како мудро управљати временом. Губимо драгоцене минуте на глупости и схватамо своје грешке када буде прекасно. Као резултат тога, или у великој мери поједностављујемо циљеве, или их једноставно не постижемо.

Замислите да устанете рано ујутру да бисте ухватили важан радни састанак, а претходне ноћи случајно откријете нову и занимљиву серију. Гледате у поноћ, будите се много касније него што би требало и журите на посао без времена да се припремите. Све је криво за нетачно одређивање приоритета. Уместо да пуштате епизоду за епизодом, могли бисте рано да одете у кревет, пробудите се у добром расположењу и укључите се на састанак.

Зашто је важно одредити приоритете

Филозофија правилног коришћења времена је једноставна - не морате да бринете да га нема довољно, већ се фокусирајте на то како да га максимално искористите. И једини начин да то урадите је да научите како да правилно одредите приоритете.

Наравно, већ сте чули за ово. Али колико често сте заправо сели и давали приоритет својим дневним задацима? Ово треба редовно радити из неколико разлога.

Ако морате да радите много ствари сваки дан, не можете без система који ће вам помоћи да се носите са свиме. Приоритет омогућава расподелу задатака по редоследу, у зависности од њихове важности. И овај метод доводи до позитивних промена:

• Повећава продуктивност. Када идентификујемо најважније задатке и одвојимо време да их завршимо, наш учинак се значајно побољшава, што значи да радимо више него иначе.
• Смањује нивое анксиозности и стреса. Када имамо огромну листу задатака, а нема много времена, почињемо да бринемо. Одређивање приоритета вам помаже да скратите своју листу обавеза и паметно искористите своје време.
• Проширује могућности. Када се фокусирамо на најважније ствари, брже постижемо своје циљеве и уочавамо нове правце раста.

Шта помаже у одређивању приоритета

1. Схватите вредност задатака

Пре сортирања задатака, потребно је да одредите ниво важности сваког од њих. Да бисте то урадили, запитајте се шта ћете тачно добити као резултат. Постоје три врсте вредности:

• Инстант. На пример, када позовете колегу да бисте сазнали важне информације за пројекат на којем тренутно радите.
• Краткорочни. Ово је илустровано поспремањем радне површине – документи ће бити савршено поређани док се неред поново не створи.
• Дугорочни. Рецимо да желите да смршате и пријавите се за теретану; да бисте видели резултат, морате се знојити неколико месеци.

Када улажете у своје време, испуните своје дане и сате акцијом, чините их вредним за своју будућност. Стога, схватите шта вам је важно, а затим делујте.

2. Ослободите се непотребних задатака

Ми ретко сами планирамо своје дневне активности, па наш мозак то аутоматски ради уместо нас и поставља приоритете задатака, само несвесно. Неки од њих нас приближавају нашим циљевима, други не дају никакве видљиве резултате. Зато нам се чини да смо стално заузети – нису све наше акције повезане са оним што желимо у будућности. Као резултат тога, губимо време на непотребне ствари. За многе, ово се претвара у изневерени рекорд и понавља се изнова и изнова, сваког дана, месеца и године.

Замислите једноставан сценарио. Идете у САД на недељу дана. Ово је ваша прва посета земљи, тако да желите да урадите много - погледајте главне атракције и једите у најбољим ресторанима. Испитивање саме земље и питања везаних за путовања може бити мало збуњујуће. Где да почнем? Купите авионску карту? Да резервишете хотел? Шта ако волите хотел који је предалеко од атракција? Онда је можда боље да прво направите листу места која желите да посетите?

Толико питања може да вам заврти у глави. То је оно чему служи одређивање приоритета. Запишите сва своја питања, отарасите се оних која садрже мање бриге и делујте.

3. Поделите задатке у категорије

Још једно питање које у великој мери олакшава процес одређивања приоритета: шта је ваш циљ? Одговор ће помоћи да се јасно прецизирају задаци и начини њиховог решавања. Када завршите своју листу обавеза, поделите је у три категорије:

• Дефинитивно урађено. Ови задаци су изузетно важни за постизање циља. Пре свега их треба завршити, не штедећи средства и време. Узимајући пример путовања у Америку, куповина карата и резервација хотела спадају у ову категорију.
• Вреди направити. Ово укључује све што је важно, али није критично. Ако занемарите такве задатке, резултат ће бити мало умањен. На пример, ако не направите листу атракција унапред, можете заборавити на неке од њих током путовања.
• Лепо је то урадити. То су факултативни задаци који ни на који начин не утичу на исход предмета. На пример, мала питања из категорије „коју капу понети са собом у Сједињене Државе, а коју оставити код куће“.

Листа задатака по категоријама ће вам помоћи да ослободите време и да мудро управљате њиме. Штавише, погодан је за било коју област живота: није важно да ли радите пуно радно време, бринете о деци или комбинујете обоје.

4. Распоредите задатке по реду

Следећи корак је да пребројите број задатака и распоредите их по реду. Ово је посебно корисно када имате неколико задатака у истој категорији одједном.

Поново процените важност задатака у свакој групи. Тако ћете разумети шта прво вреди да се позабавите. Не заборавите на један од главних принципа одређивања приоритета - поента није у броју извршених задатака, већ у квалитету извршења.

5. Направите главну листу

Не можете правилно одредити приоритете задатака ако их држите у глави. Овде долази главна листа – сажета листа свих ствари које треба урадити. Додајте их белешкама на телефону или документу на рачунару, категоризујте их и поређајте их по редоследу. На овај начин можете лако да додајете ставке и уносите измене по потреби.

6. Користите различите методе продуктивности

Ако вам главни лист не помогне да схватите шта да одложите и шта да урадите сада, испробајте друге методе продуктивности. На пример, користите Парето принцип, који каже да је 20% труда 80% резултата. Или погледајте Ајзенхауерову матрицу, која предлаже да се задаци поделе у четири категорије: хитни и важни, хитни и неважни, нехитни и важни и нехитни и неважни. Ор изаберите било коју другуметод погодан за вас.

7. Развијте стратегију

Када одредите приоритете, мораћете да одлучите о стратегији за њихово довршавање. Најбоље је почети са највећим и најтежим, али најважнијим задацима. Суочавање с њима ће вас енергизирати и инспирисати да наставите даље.

Ефикасно управљање временом је само део огромне слагалице промена које можете да направите ка бољој будућности. Тешкоће обично не настају због једне погрешне одлуке, већ због читавог ланца догађаја. Ако нисте задовољни како се ваша судбина обликује, време је да преиспитате шта и како радите. Промените ток својих мисли и ваш живот ће се променити.