Контролише "хидрант", или како да се не удави у поплави информација и задатака
Продуктивност / / December 23, 2019
Са "хидраната" листи задатака никада није празна. Јер "хидрант" - то није само информације, је фабрика нових радних места. Неке ставке на листи задатака су јасни, попут имејлова са шефом или клијентима који захтевају пажњу. Али многи нису експлицитно изјаснити.
Овај чланак, који је вредан читања и размишља преко њега. Пост који желите да коментаришем. Подели волео са пријатељима и колегама.
Није битно колико сати дневно сте укључени у малом бизнису. Главна ствар је да они заврше на видику. Ово је "хидрант".
И овај концепт је много шира него само списак задатака. А у дан, нажалост, још увек 24 сата.
шева
Ако сте попут мене, сви креативни и сложен посао добро Она се креће ујутро рано. Постоји много разлога - психолошки и физиолошки, - зашто је то тако. Али "хидрант" ваши унутрашњи ритмови су дубоко равнодушним. Јер, док ви спавате, количина информација наставља да расте.
Доручак, отворите инбок, а ток "хидрантске" ролетне на екрану да је целу ноћ био под притисак слова у маил налога у "БИТРИКС», Твиттер, ЛинкедИн, Фацебоок, Басецамп, Јира, Трелло и слично. У вашем календару - испуњавање захтева и упутства од шефа, партнерима, купцима, кооперантима, колега. Као и чињеница да је јуче и данас није био на листи задатака лит и захтева хитну извршење.
"Гидрант" неће чекати. Он је гласно захтева време и пажњу.
Одједном сат 11 ујутро - и ви сте већ изгубили већи део дана.
Како да одговоре на ову ситуацију? Генерално нуде две опције: или да промени понашање или употреба технологије. Али зашто не користе технологију да створи основу за промене понашања?
Како да ефикасно управљају информације, задатке и идеје? Треба схватити да континуираног протока информација, и уопште, то је више потока: Информације испоручује од е-маилова, друштвеним мрежама и медијима, сајтовима, новинама, током сусрета, пријатељима, па чак и глава. Све не могу бити покривени.
Мораш да обради поруке, одлуче шта да раде са њима: да одговори, коришћења, акцији, интервенција за касније или брисање? Када се то уради? И како наћи времена да се бави све ово?
Нажалост, мултитаскинг режим, када покушате да све се одједном не ради. Ви не контролишете свој распоред, ви сте тешко наћи слободно време, поред поштом и фокус на нешто дуже од 5 минута. Ако је тако, погледајте мој начин управљања временом за максималну продуктивност током целог дана - можда је то оно што вам је потребно.
Три додатна средства и технике
Дневни ритуал. У овом тренутку смо ангажовани у организацији и планирању, са фокусом на великих и малих проблема.
Студија - На чекању - Стоцк информације - Дистрибуција. Дознаке из "хидрант" у материјалу са којим се ради. Формирају листу задатака, личну библиотеку корисних ресурса, информације стабилан траку са друштвеним мрежама и медијима.
Довођење случајеве до краја. Успемо списак задатака и своје време.
Рад у складу са интерним ритмова
Само ви ћете моћи да израчуна свој скуп начина за повећање продуктивности - све што могу да поделим само мој.
Ја истичу најбоље време за решавање најважнијих изазова
Ујутро, кад ради најбоље мој мозак, ја издвојити 2-3 сата како би се осигурало да се рад на најважнији задатак, а не да се ометају више о томе. Студије су показале да радници који не пазите - или су они сами ометен - најмање једном сваких 3 минута, поново захтевају минимум 20 минута да зарони у задатку.
Старт тхе даи вреди са тешким задатком, чак и ако та особа може почети са нечим лакше. Дневно потребно непредвиђених околности, додатних састанака - и главни приоритет и неће бити извршена.
пауза
Шта год да је, обично након 60-90 минута концентрација опада, тако да поделим јутро период рада на два дела, што је кратка пауза, током које нужно напусти радно место место.
Научници тврде да седентеран води стил живота срчаних проблема, лошег држања, одређене врсте рака.
Чак и ако седите на једном месту за само 30 минута, метаболизам ће успорити до 90%.
увече
Ниво енергије нагло опада после подне, због чега су многи воле у овом тренутку да се наспавам. Након вечере Трудим:
- да упознам људе, сигуран сам, да је једва у стању да уради добар посао у исто време, и комуникација даје додатни подстицај енергије;
- заузима мали, једноставан и организационе циљеве.
Јутро и вече ритуала
Потребно је да одлучите тачно шта да раде током овог времена. То значи да је потребно да отворите маил, да преведе део поруке на листи задатака и наћи времена за њих, између осталих пројеката.
Проблем је у томе поруке испуни своју пошту - прави вампири који се хране на време. њихово анализирање, проводе више времена и труда него што изгледа. А најгора ствар која, без обзира на то колико је напет, део тебе увек жели да провери свој инбок.
Решење је да долазни треба посматрати као опасне животиње, који већину времена је потребно да држе у кавезу, али ипак с времена на време да производе, тако да себе не упали.
Радила сам са члановима два пута дневно - ујутро и увече ритуала. Ја сам тако навикао на овај поступак који раде са улазним постао луд за исти аутоматизовано задатку, како за потребе да једе тело и пиће.
Између ова два периода, ја не бринем о томе да ли нешто у пошти и да није заборавио да имам нешто важно - Верујем свом систему. Због тога, затварање поштанско сандуче, идем на посао бистре главе.
И као што је јутарњи ритуал је обично кратак (већина организациона питања оставили за вечерњи ритуал), ја више пажње на најважнијем задатку.
task Лист
Да организујете свој дан и зауставити проток долазних, сисање сав сок из свог живота, морате да техникама и алатима употребу.
Такав један ефикасне технике је "Студија - Куеуинг - стоцк информације - Дистрибутион", што значи у ток насумичном:
- погодан за листу задатака,
- лична библиотека корисних материјала, који се чувају за каснију рад са њима,
- сет материјала да поделим са колегама.
У идеалном случају, то треба да се реши током јутарње и вечерње ритуала. Размотримо овај процес детаљније.
Студија је обухватила
Примљене - да ли је све од мејлова и порука на Твиттер и дораде своје снимке.
Прво, запамтите, не долазећи не захтева хитну реакцију. Сви смо научили да шаљу и примају брзе одговоре на е-маилова, али то није у реду: свако ко очекује да намеће додатне обавезе на тебе.
Друго, отвори сваки емаил и одговорити на њега - потпуно неефикасан. Ви ћете бити продуктивнији ако ти једну ствар. На пример, само потражите свој инбок. Наш мозак није много добре везе више задатака заједно. Када људи мисле да могу лако да се избори са мултитаскинг, у ствари, само су брзо пребацити са једног задатка на други. Али, то има негативан утицај на перцепцију и концентрације.
Због тога, када отворите инбок, једноставно их провери. Ово је класичан једним процес модела "да би случај до краја":
- ако можете да видите на долазни за мање од два минута, и до;
- ако не можете, додајте га на листу задатака које треба да се врате касније;
- можете једноставно игнорисати датотеку.
Чак и ако отворите листу који чекају долазеће одмах након приказивања поруке, још увек имају времена да се прилагоде.
Погледај долазни јутра само када је то неопходно.
Када се ујутру да видите поруке, сами поставити питање: да ли су хитно? Ове хитне поруке - ваш непријатељ број један, јер су ти узели драгоцено време које би желели да проведу за обављање најважнији задатак.
У супротном, само треба да додате у листу одабрати "Провери поруке у вечерњим" задатака.
чекања
Нон-хитни задаци који узимају више од 2 минута, ставити у један од два линије секциах:
- Оно што је потребно да прочитате ово: онлине ресурсе да треба да размишља један клик додати у читати и џеп. Ови материјали могу вратити касније и са било ког уређаја.
- Оно што треба да се уради: да долазне поруке користећи ДоИт.им прослеђен директно на листи задатака.
Наравно, списак задатака може бити ручно, али верујем да је згодније апликација.
Читање и дистрибуцију материјала у личној библиотеци
Током вечери ритуал се вратим на листу задатака и проверите материјале који су у реду за читање. Пошто сам користити Поцкет, могу да их гледају док путују у метроу док чека на састанку или на било који други слободан тренутак. Стога, ја обично брзо испуцала доле на листи.
Ако је материјал заиста вреди, ја га додате у дииго - мој онлине библиотека корисних материјала. Могуће је договорити ознаке, тако да лако наћи напомену сутрадан, месец или чак годину дана. А посебан хвала на прилици да Дииого динамичан претрага.
Л8Р ознака (који је касније - од енглеског. "Касније") ставља ресурс на другом месту, на које сам окрене током ноћних провера листе задатак.
Поред тога, Дииго аутоматски чува примерак текста који сам додао у поље за белешку. Могу уредити ову поруку, пасте примедбе, идеје које се појављују у прави тренутак, када желим некога да поделим материјала.
удео
Неке ознаке у Дииго вам да објави било где ресурса. Хвала за тај магичан ИФТТТ:
- са ознаком Као материјал се шаље у мом Тумблркак цитираном пост
- ако изаберете таг Твеет наслов и линк на пост упућен Твиттер,
- Можете конфигурисати ознаке на друге рачуне: ЛинкедИн, Фацебоок ...
Захваљујући овој методи, цео ток "хидрант" је послат на листи задатака и личну библиотеку, а одабрани ресурси, заузврат, могу да се деле. И све то без губљења фокуса.
вече обред
Од јутрос желим да се фокусира на креативан рад, вече ритуални - је камен темељац за планирање за цео дан.
Како да започнем вечерњи ритуал
До времена после ручка:
- Већ сам завршио јутра до рада на најважнији задатак;
- Унутрашњи картон непрочитане поруке које сам добио када сам био заузет послом на најважнији задатак;
- у реду на листи задатака садржи Такско, који сам ставио тамо ујутро, и заједничке послове да обављају током вечери ритуалног сваки дан.
Тренутни дневне задатке
Као што је раније поменуто, у вечерњим сатима обред укључује такве задатке као:
- Погледај. То је потпуна контрола свих: Радим са све могуће, чак и са тим материјалима, рад који ће требати више од 2 минута.
- Прочитајте, дистрибуцију, удео. Радим са свим занимљивим стварима које сам додао у последњих 24 сата.
- Контрола задатак листа. Отворено турн, циљеви и на основу напретка у раду на најважнији задатак, ја:
- Ја одлучујем да ћу учинити вечерас, као и да се пренесе на следећи дан,
- одлучити који задатак је најважнији задатак сутра ујутро, и одредити колико дуго ће морати да се плати,
- временског распореда да се одмори (или стајати га онда или никад).
У току је неколико случајева, на пример, да одговори на е-маилова вцера, или држите рачуноводствене финансије и друге. Неки од њих се појављују само у посебан дан. На пример, да проверим горе Дииго сваке среде и суботе.
недељни тест
Сваког понедељка на листи задатака потребно је да укључите ставку "Направите списак циљева за недељу дана." Дакле, сваке ноћи за недељу дана, сам на уму циљ: доћи у руци када треба да одлуче шта да раде данас, а шта да остави за касније.
Сваког петка вече, ја ментално размотрити ове циљеве и критички их процени.
Тек онда долази време одмора
Као увече лакше управљати распоред и теже рада на тешким проблемима, а затим током дана сам вероватно бити ангажовани у виду и додати задатке и материјала на месту. Али чак и у овом случају, барем половини дана, Инбок ће бити затворен.
Мој дан се завршава објективно "Студија - Куеуеинг - стоцк информације - Дистрибуција", тако да нови дан претвара да почне без оптерећења недовршеног посла.
Надамо се да ће ова техника се повећава продуктивност бити од користи.