Како да се више уради, правилно постави задатке и управља временом запослених
Његов рад / / January 07, 2021
Андреи Цхумацхенко
Суоснивач и управни партнер Нетпеак Агенције за интернет маркетинг. Аутор телеграмског канала Тужно али истинито.
Вероватно само лења јавна особа није говорила о томе колико је важно планирати радно време како би се више радило, пуно зарадило и уопште била „најбоља верзија себе“. Али из неког разлога и даље смо суочени са заосталим роковима, неиспуњеним или погрешно обављеним задацима. Поделићу своје методе, како менаџер може ефикасно да организује радно време запослених, како да изгради комуникацију и постави задатке тако да се правилно извршавају.
Уклоните све непотребне
Управљање временом. Волим ову реч. Веома је згодно: нисам нимало спор и лош на послу, имам проблема са управљањем временом.
Мој рецепт је уклонити све непотребне или, како ја то зовем, пресећи срање. Избришите и онемогућите све што вам није потребно.
Да бисте учинили више, не треба вам 25 сати дневно, само треба трошити мање времена на бескорисне ствари.
Потребно је често комуницирати на послу - комбинујте сву преписку у један мессенгер и никада не идите другима.
Да ли сте програмер? Не? Зашто вам је онда потребно више прегледача? Да ли сте сигурни да су вам потребне три исте апликације за уређивање текста? И тако даље.
У мом раду од проток може нокаутирати неколико ствари које се редовно дешавају: поруке у гласнику, долазна писма поштом, особа која је ушла у канцеларију, телефон зазвони.
Тако сам објединио сву комуникацију у Телеграму, искључио обавештења из свих ћаскања, архивирао све канале - тако да и сам могу да одлучим када будем имао времена да одговорим.
У пошти сам се одјавио са свих поштанских пошиљака, осим са 5-6 најнеопходнијих. Користим услугу Унролл.ме да их сакупим у сажетку, који долази једном недељно у погодно време за мене. Такође пошту проверим неколико пута дневно, а не одмах након пријема писма.
У телефону само тражим да не зовем - готово увек можете писати или диктирати поруку. А лични састанци се одвијају само према плану - стављам их у календар (врло је згодно то учинити помоћу Цалендли.цом), обично поподне у радном дану.
Рецепт је једноставан и очигледан, али, како показује пракса, не примењује га увек и не свако ко има „проблеме са управљањем временом“.
Примените праћења
Често одржавам састанке тако драге свима. Иако људе одвлаче од посла, они су и даље најприкладнији начин преношења нових информација. одмах великом броју људи, обрадите приговоре и дајте одговоре на питања која ће се одмах чути све.
Али како то учинити састанак ефикасан? Поготово када се држе за 20-50 људи и не постоји начин да се осигура да сви пажљиво слушају.
Најлакши и најефикаснији начин је тражити од свих да следе на самом почетку. Односно, теза је записивање свега што се чини важним. И одмах након састанка, пошаљите вам текст лично поштом или мессенгером.
Презентатору овај метод омогућава, прво, да одмах види ко и како примећује информације. И друго, да бисте одмах добили повратне информације: да ли су главне поруке публике стигле или ваше говорничке вештине и даље треба побољшати.
И наравно, праћења помажу да се испуни главна сврха састанка - да се осигура да сви заиста чују и сетио важна информација.
Тачно процените време потребно за извршавање задатка
У почетку се чини да је немогуће правилно проценити време потребно за извршавање било ког задатка. Нешто касније у пракси можете видети да је то заиста тако.
Из тог разлога, процена сваког задатка је нека врста одбране дипломе. Запослени каже колико сати планира да потроши на имплементацију, а менаџер се или сложи или тражи да објасни зашто је потребно толико времена или мало времена.
Са овом „заштитом“ (ако се не спроводи ради показивања и ако вођа разуме шта ради запослени) процена проблема заиста има смисла.
Различити људи различито оцењују свој рад. Неко прецењује траку и преузима гомилу задатака, одвајајући за сваки пут мање времена него што морају да потроше. Неко се, напротив, реосигурава и поставља сваки задатак за више силе и „размишљање“.
Добар вођа треба да постави права питања:
- Зашто вам треба Кс сати да бисте обавили овај задатак?
- Поново прочитајмо услове проблема и дефиницију његове примене. Да ли сте сигурни да сте све добро разумели и узели у обзир?
- Ако први пут радите такав задатак, да ли сте одвојили време за упознавање?
И наравно, увек је добро када компанија има неколико запослених који обављају исту врсту задатака. У главу можете се усредсредити на просечни показатељ израчунат на основу оцена запослених.
Користите контролне листе
Замислите да имате задатак за запосленог. А звучи отприлике овако: „Покрените сами такву и такву нову услугу“. Запослени има три могућности за обављање таквог задатка:
- Минимум. Односно, правити све слово по слово, формално извршити задатак. Услуга је покренута, али нема истраживања, нема модела одређивања цена, нема разумевања ко ће и шта тачно радити. Одељење продаје и маркетинга нема информације о томе како и коме да их прода.
- Максимум. Односно, задатку приступити енергично и са великим ентузијазмом. Спроведите огромну количину истраживања, комуницирајте са другим компанијама на тржишту, формирајте десетак модела одређивање цена, одржати неколико састанака у компанији (са руководством, вођама тимова и одвојено са сваким тимом), направити неколико презентација за сваку потенцијалну циљну публику.
- Јел тако. Овај приступ је негде на средини између прве и друге опције: спроводи се студија од 5-7 компанија у неком сегменту, припрема се разумљив концепт, прави једна презентација или одредишна страница. Одржава се генерални скуп на којем се преносе кључне информације о продаји услуге.
Да бисте спречили запосленог да предузме премало или превише приликом преузимања задатка, користите контролну листу - нумерисану листу корака које треба предузети да би се постигао резултат. Посебно је корисно користити контролне листе ако нисте сигурни да запослени 100% разуме како се такви поступци обављају задатак, - на пример, једноставно никада није радио нешто слично. Ако сте превише лени да сликате, припремите се за опције број 1 и број 2. Завршићете то касније или ће запослени потрошити своје време и време тима на непотребне радње.
Прочитајте такође🧐
- Зашто пропуштамо рокове и како то зауставити?
- Како успешни лидери проводе дан
- 8 ствари које треба научити да будете продуктивнији